Порядок на рабочем столе в офисе. Как навести порядок на компьютере раз и навсегда. Постоянное поддержание определенного порядка

Если внимательно посчитать, как ни странно, стоимость отпечатка офисных печатных устройств (без стоимости бумаги) во много раз выше аналогичного показателя продукции высокоскоростных профессиональных печатных устройств (выше 40 копий/мин). Давайте разберемся, почему же такая большая разница между себестоимостью печати принтеров и цифровых печатных машин (далее — ЦПМ)?

Так, себестоимость ч/б оттиска А4 разных принтеров находится в пределах 1,18 - 3,25 руб., а цветных распечаток 8,64 - 14,43 руб. В то же время себестоимость печати ч/б ЦПМ составляет менее 0,25 руб., а цветной машины — порядка

3 руб. за условный лист А4. Не говоря уже о множительных аппаратах типа «ризограф» с себестоимостью оттисков вообще 0,1 руб. при тиражах от 200 экз. (эти аппараты имеют свои ограничения, но эффективны для размножения нетребовательной по качеству печатной продукции тиражами от 100 экз.). Данные принтеров получены из «Яндекс.Маркета» путем деления средней стоимости оригинальных картриджей с тонером на их заявленный ресурс. А цифры для ЦПМ взяты из текущей статистики работы типографии НИУ ВШЭ, вооруженной различными моделями печатного оборудования (Canon, Koniсa Minolta, Ricoh, Kyocera и др.). Причем при расчете себестоимости этих ЦПМ учтена стоимость не только тонеров, но и сервисного обслуживания и затрат на быстроизнашиваемые запчасти. Кстати, профессиональное оборудование экономичнее еще и тем, что позволяет выигрывать и на бумаге. Так, если для принтеров и МФУ допускается только специальная офисная бумага, поставляемая в пачках по 500 листов, то профессиональные ЦПМ могут стабильно, без замятий и двойных листов печатать и на в полтора раза более дешевой бумаге, поставляемой в упаковках большого формата или паллетах. Производственный участок типографии ВШЭ, например, приобретает бумагу формата 90х64 см, из которых нарезает либо по четыре листа А3+, либо по девять листов А4 в зависимости от печатаемых тиражей.

Модели конкретных ЦПМ в таблице не приводятся во избежание лишней рекламы и потому, что себестоимость печати цифрового оборудования у всех основных брендов отличается не сильно. Справедливости ради следует сказать, что себестоимость печати принтеров можно немного снизить использованием «серых» тонеров и не санкционированной производителем оборудования заправкой их картриджей, но подобная практика может не только снизить стабильность и качество печати, но и ресурс самих принтеров. И в любом случае такая экономия не сильно меняет вышеназванную диспропорцию, но может вызвать неприятные последствия или просто неудобства, например, для крупных компаний и госучреждений.

Дополнительным аргументом в пользу ЦПМ является большая их функциональность. Оснащенные специализированным, производительным контроллером печати со встроенным RIP, они значительно быстрее готовят большие файлы к печати, могут самостоятельно выполнять спуск полос брошюр и книг. Современные ЦПМ могут включать финишные модули для сортировки, пробивки, фальцовки, сшивки, брошюровки, отделки и других функций. Главным же аргументом в пользу принтеров и МФУ обычно называется их более низкая цена и доступность. Но если стоимость оборудования разложить на время его жизни и рекомендуемую местную загрузку (см. табл. 1), то окажется, что «амортизация на каждый отпечатанный лист» у принтеров и ЦПМ примерно одинакова. То есть большая на два порядка цена ЦПМ полностью компенсируется большим в такой же степени объемом работы (ресурсом) машины. Остается, правда, вопрос, где взять стартовые инвестиции, но, думаю, что он решаем (при учете окупаемости проекта). Тем более что сегодня компании-производители и поставщики их продукции предлагают разные финансовые схемы типа лизинга для облегчения приобретения дорогостоящего оборудования.

Чтобы оценить масштабы экономии, представьте себе объем бумажной документации, циркулирующей во всех крупных государственных и частных компаниях. Если условно считать «потери» на принтерных распечатках при использовании офисных печатных устройств в размере 1 руб. на каждом ч/б и 7 руб. на цветном оттиске А4, то цифры экономии на централизованной (в рамках крыла, этажа или нескольких комнат в зданиях) печати на производительном оборудовании в России будут огромны. По информации из Союза бумажных оптовиков (СБО), объем торговли стандартной бумагой А3 и А4 в России составляет примерно 700 тыс. тонн, что в пересчете на А4 составит около 140 млрд условных листов А4. Если хотя бы 5% (пять процентов!) этого количества бумаги переправить с принтеров на ЦПМ, то экономический эффект в масштабах страны будет более 10 млрд руб. (с учетом двусторонней печати документов).

Возможные способы организации централизованной печати

Сложность перехода от печати на индивидуальных и сетевых (рассчитанных на небольшое количество пользователей, обычно находящихся в одной комнате) принтерах или МФУ к использованию серьезных ЦПМ заключается в следующих моментах:

необходимость обеспечения достаточной загрузки ЦПМ;
меньшая комфортность для пользователей;
потеря оперативности при небольших объемах печати, трата времени сотрудников на ходьбу за распечатками;
необходимость организации раздельного доступа к функциям ЦПМ и секретности продукции;
сохранность оборудования и бумаги в его лотках.

Видится два способа организации централизованной системы печати внутри крупных организаций:

На базе специального печатного подразделения со своим штатом сотрудников (печатного центра, копировально-множительного участка, типографии и т.п.).
С помощью использования отдельно стоящих профессиональных печатных машин, работающих по системе самообслуживания.

Первый способ можно проиллюстрировать на базе хорошо знакомой мне типографии НИУ ВШЭ. Типография имеет 11 участков в различных зданиях университета по Москве, один из которых наиболее крупный и оснащенный (производственный), способен изготавливать серьезную печатную продукцию (в цвете, на мелованной бумаге, с брошюровкой, отделкой и т.п.), а остальные — только копируют ч/б листовую продукцию и сшивают ее на скрепку и пластиковую гребенку.

Макеты в типографию обычно направляются по электронной почте или приносятся, готовая продукция также забирается заказчиками самостоятельно в ближайших к ним копировально-множительных участках (КМУ) или доставляется из производственного участка с помощью автотранспортной службы вуза.

Типография принимает заказы от уполномоченных представителей подразделений заказчиков либо от любых других сотрудников ВШЭ, имеющих заявки, подписанные руководителями их подразделений. Рассматривается вопрос расширения доступа к типографий для всех сотрудников (по предъявлению ими пропуска или служебного удостоверения). Роль входных буферов в данном случае выполняют сотрудники типографии, обеспечивающие фильтрацию заказов и режим секретности готовой продукции. Они же просчитывают и регистрируют все заказы, оставляя вопрос оплаты за них введении Финансового Управления НИУ ВШЭ, которое в конце каждого квартала может собирать плату за печать с хозрасчетных подразделений вуза и отдельных сотрудников.

Если перейти к конкретным цифрам, то сейчас типография ВШЭ с штатом из 25 сотрудников печатает порядка 10 млн условных листов А4 в год (из которых треть — в цвете), и, при наличии полной загрузки круглый год, способна удвоить эти цифры. Таким образом, типография в среднем производит печатную продукции (включая ту, что недоступна принтерам) на 17 млн руб. (по рыночным ценам) в год плюс обеспечивает университету экономию на распечатках ч/б документов по приведенной выше методике порядка 7 млн руб. Общий же потенциал «экономии на распечатках» для университета можно увеличить еще на порядок при наращивании типографских мощностей и применении «административного ресурса» к подразделениям-заказчикам.

Несложный расчет показывает, что затраты на новое оборудование при его нормальной загрузке возвращаются всего за пару лет, а далее вуз будет получать прибыль или экономить на печати десятки миллионов рублей ежегодно. Конечно, для этого потребуется организовать внутреннюю работу учреждения таким образом, чтобы сотрудники вместо использования персональных принтеров как можно больше пользовались услугами типографии. Направляли бы туда в обязательном порядке печать объемных документов (например, содержащих более 200 страниц) или больших тиражей (копирования листов от 100 экземпляров). Со стороны типографии потребуется повысить оперативность выполнения работ и удобство взаимодействия с заказчиками (максимально использовать удаленный доступ через локальные сети или интернет), обеспечить эффективную систему регистрации, учета и доставки.

Второе решение предусматривает расположение профессиональных машин в общем доступе для большой группы пользователей и организацию отправки печатных заданий туда со всех рабочих мест организации, а возможно, также с домашних компьютеров и мобильных устройств сотрудников. Связь с ЦПМ может быть организована либо по локальной сети (проводной или по WiFi), либо через интернет. Не вдаваясь в технические подробности, скажем, что в последнем случае ЦПМ должна иметь уникальный веб-адрес, на который будут отправляться задания на печать, словно письма на электронную почту.
Сегодня прием заказов организуется с помощью систем web-to-print (прием заказов на печать через Интернет), работа с такой системой возможна и изнутри компании, и снаружи. И одним из дополнительных удобств, предоставляемых такими системами, является возможность заказа готовой продукции в нужном виде, например, можно отправить обычный документ Word и выбрать шаблон в виде брошюры нужного формата с нужным переплетом. Система может проверить файл на корректность, сама сформировать заказ для типографии и отследить его выполнение и доставку.

Безопасность

Готовую печатную продукцию сотрудники должны будут забирать самостоятельно с выводных лотков машин. Безопасность печатного оборудования и распечаток можно обеспечить расположением его в районе ресепшен, в зоне прямой видимости сотрудников охраны или с помощью записывающих камер наблюдения.

Все модели современных ЦПМ, как правило, сертифицированы в соответствии со стандартом безопасности ISO-15408EAL3 и могут оснащаться различными системами аудентификации пользователей, что позволит разграничить уровень доступа к всевозможным функциям цифровых машин для разных сотрудников учреждения и оградить секретную печатную продукцию от посторонних глаз. Это позволяет защитить информацию, то есть другой пользователь не сможет взять чужую распечатку.
Это может быть реализовано при помощи ввода пароля на дисплеях ЦПМ или использования индивидуальных карт доступа (магнитных, бесконтактных и др.) и соответствующих картридеров ЦПМ. При необходимости их даже можно оснастить системами биометрического контроля, например, сканерами отпечатков пальцев. Для удобства пользователей в качестве ID-карт доступа к ЦПМ можно разрешить использовать имеющиеся у сотрудников организации электронные пропуска, служебные удостоверения, кредитные карты, смартфоны и другие индивидуальные вещи.

С точки зрения безопасности документооборота такая система идентификации позволяет зарегистрированным пользователям получить ранее отправленные на печать документы на любом печатном устройстве, входящем в систему печати организации. При необходимости печать может осуществляться только в присутствии заказчика, и посторонние люди не смогут несанкционированно просмотреть или удалить его документы. В то же время несекретные документы можно печатать заранее и забирать готовые распечатки (после получения уведомления о готовности) в выделенных лотках ЦПМ, когда это будет удобно заказчику.

Подробное описание возможных технических решений удаленной централизованной печати — отдельная тема. Здесь лишь упомянем, что подобные решения давно существуют и распространены на Западе. В некоторых вузах, например, используются так называемые «стены самопечати», на которых студенты могут распечатать свои файлы с флеш-карт, смартфонов или облачных хранилищ, оплатив услугу с помощью кредитной карты.

Заключение

На, казалось бы, таком маловажном процессе, как распечатка бумажной документации, российские компании, предприятия и вузы могут значительно экономить свои ресурсы. Кроме этого, используя ЦПМ, есть возможность выпускать корпоративные журналы, не «золотыми» по цене. А учитывая, что сходный по масштабам вопрос обязательности двусторонней печати документации с целью экономии бумаги как-то рассматривался в Правительстве России, думаю, что и получаемая за счет централизованной печати экономия должна быть заметна на любом уровне. Особенно в кризис, когда все твердят о снижении доходов, импортозамещении и необходимости срочного подьема национальной промышленности и экономики. Думаю, что каждая такая идея должна оцениваться специалистами и внедряться в жизнь при наличии положительного эффекта.
Конечно, предложенная реформа потребует начальных затрат, как и любой инновационный проект, но в итоге она окупится и принесет большие дивиденды, как в финансовом выражении, так и в плане повышения качества и большего спектра получаемой печатной продукции.

За счет централизованной печати организации, с одной стороны, смогут предложить своим сотрудникам новые возможности (по ценам ниже рынка), а с другой, фиксировать все операции по копированию, печати и сканированию, что может быть необходимым для поиска утечки бумаги или конфиденциальных документов.

Таблицы стоимости печати при использовании оригинальных расходных материалов

Недавно мы разбирали вопрос о выборе принтера для дома. И многие пользователи в комментариях поделились своим выбором. Большинство останавливает свой выбор на цветных струйных принтерах. Разрешите рассказать вам как можно экономить на печати довольно значительные средства. Тема сегодняшней статьи «по-настоящему экономная печать».

Стоимость печати на оригинальных расходниках, стоит ли оно того?

Стоимость печати оригинальными чернилами по оригинальной бумаге отличается от модели к модели. Но среднее арифметическое получается приблизительно одинаковым и на сегодняшний день печать одного оттиска фотографии 10×15 на домашнем струйном принтере обходится примерно в 0,3 - 0,35 долларов. В расчет бралась оригинальная глянцевая фотобумага Epson и среднестатистический расход принтера Epson Stylus SX130 стоящий у меня на столе.

35 центов за фотографию… Дороговато не правда ли? 15 центов из них - стоимость бумаги.

Насколько хорошо печатает принтер при таких условиях? Великолепно. Но я, например, не могу себе позволить печатать все, что я пожелаю. Проще отнести в фотолабораторию.

Буду экономить на бумаге

Первая мысль к которой приходит практически каждый владелец струйного принтера - экономия на носителе, иными словами на бумаге.

Используя бумагу, например от Barva, цена оттиска падает до 25 центов. Экономия в 40% достигнута, но для меня такая печать еще остается дорогой.

Да и качество печати значительно ухудшается. Для меня сильно. Но моя мама и сестра, а также более 50 человек принявших участие в опросе «стало ли хуже», не смогли ответить. Утверждая, что выглядят по-разному, но где хуже не рискнув указать.

Установка системы непрерывной подачи чернил

Используя качественную СНПЧ и проверенные чернила удается снизить стоимость оттиска до 7-8 центов.А это уже экономия очень значительная.

Экономия на печати фотографии достигает 80%, а при расчете цветной печати инфографики и цветного текта на обычной офисной бумаге, экономия доходит до 95%, то есть печатать с помощью СНПЧ в 20 раз выгоднее.

Что нужно знать о печати с неоригинальными расходными материалами?

Первое и самое главное, что вы должны усвоить, что вам никак не получить оттиски эквивалентные отпечатанным оригинальными красками на оригинальной бумаге. Но вы и ваши близкие не скажут что печать ухудшилась.

Второе. Вам придется определиться с производителем чернил и бумаги. И после взвешенного выбора вам желательно создать цветовые профили, которые в значительной степени могут улучшить качество выводимого изображения.

Не так давно мы выступали на конференции CNews «ИТ-стратегия 2015 », как водится, во главе угла стояли темы оптимизации и экономии. Потому что ИТ-компании – это не только красивые офисы и интересная работа, но и подчас не всеми замечаемые, но ощутимые расходы на некоторые вещи. Вроде той же печати.

В ходе своего выступления наш спикер озвучила тезис, в соответствии с которым в ИТ-бюджете очевидные затраты на печать могут составлять от 250 000 рублей в месяц. Тут же раздался голос из зала, где это, мол, мы встречали такие маленькие затраты на печать. Вполне возможно, такие числа вызовут недоумение не только у участника конференции, но и у многих управляющих ИТ-бюджетом. Поэтому мы и решили посчитать, сколько денег в бюджете можно сэкономить от многомиллионных затрат на печать, если правильно оптимизировать эти процессы. А заодно рассмотреть факторы, влияющие на стоимость печати документов.

Если вам тоже кажется, что принтеры в вашей организации стали бодренько съедать такие суммы, что за год можно было отложить и на расширение офиса, и на внеочередные премии сотрудникам, а обслуживающий ваш парк принтеров техник интересуется, стоит ли покупать сейчас Audi Q7, или подождать чего поинтереснее – скорее всего, проведённое нами исследование будет вам интересно.

О, боги, какие расходы!

Мы решили укрупнить и стандартизировать и компании, и сами процессы. В общих чертах печать как таковая в значительной степени схожа (лазерные, струйные, матричные устройства вывода на печать), а вот объём печати в разных компаниях (и сферах деятельности) может значительно отличаться. Общие тенденции по объёмам печати можно выявить по общепринятым отраслям, например: производство, ритейл, страхование или банковский сектор, госструктуры… Исходя из своего довольно богатого опыта, мы можем сказать, что при построении парка печатающих устройств нужно в первую очередь ориентироваться на объём печати. Поэтому для примера взяли монохромную лазерную печать как самую часто используемую в тех компаниях, о которых далее пойдёт речь.

Ещё одна вводная: существует множество факторов, которые можно учесть как дополнительную погрешность (2-5%) в расчётах. Так, у нас был опыт, когда повышенная влажность воздуха вносила серьёзные коррективы в затраты на ремонт принтеров, равно как и очумелые ручки пользователей. Поэтому все расчёты производились для «идеальных тепличных условий», без поправок на неопытных пользователей, отклонений от температурных и климатических норм, на повышенную запылённость, влажность, радиацию и прочее. Само собой, новая секретарша, которая впервые видит рабочий принтер и храбро пытается справиться с ним самостоятельно, может ощутимо «подкорректировать» все цифры исследования. К счастью, это больше исключение, чем норма.

Итак, ниже мы рассмотрим пять характерных примеров по организации печати с объемом примерно в 1 миллион копий в месяц (уровень объёма печати лидеров в каждой отрасли).

В этом обзоре мы не рассматриваем заправку и использование совместимых картриджей, так как основной их недостаток – нестабильность ресурса и качества, что недопустимо при больших объемах печати и влечет существенные дополнительные издержки, которые практически не поддаются анализу.

Для начала – графики затрат на печать:

О принтерах

Выше представлены графики затрат на печать в зависимости от максимальной производительности печатающего устройства. Мы намеренно брали самые последние модели устройств компании НР. Почему выбраны именно НР? Наверняка у вас уже закрались сомнения, что исследование щедро проплачено, и выводом будет «Хотите экономить – покупайте HP!». Спешим вас разочаровать – всё проще и прозаичнее. Дело в том, что на данный момент Hewlett-Packard в России является самой популярной маркой печатающих устройств (они являются также и самыми продаваемыми моделями в своих классах, кроме госсектора), ломается по той же статистике очень редко, расходные материалы НР отлично «заточены» на повторное использование (восстановление) – при грамотном подходе они подлежат повторному использованию минимум 6-8 раз.

Расчёты в таблицах основаны на 4 моделях принтеров HP разного класса, каждый из которых ориентирован на ту или иную область применения. У них много общего: все они печатают на бумаге формата А4 (кроме модели M806dn, которая может печатать на А3), поддерживают двустороннюю печать, а также обладают ЖК-дисплеем и Ethernet-разъёмом для подключения. Чуть более подробно:

HP LaserJet Pro M225rdn – МФУ для дома и небольшого офиса, со скоростью печати до 25 страниц формата А4 в минуту. Из приятных мелочей – автоподача документов при сканировании. Текущая цена принтера – от 14 000 рублей.

HP LaserJet Enterprise 600 M601dn – МФУ для большого офиса со скоростью печати до 43 страниц в минуту. Текущая цена принтера – от 31 000 рублей.

HP LaserJet Enterprise 600 M603dn – старший брат предыдущей модели, но рассчитанный на больший поток печати – со скоростью до 60 страниц в минуту. На момент написания статьи цена начинается от 57 000 рублей.

HP LaserJet Enterprise M806dn – высокоскоростной печатающий аппарат с картриджем CF325X (№25X). Печатает со скоростью до 56 листов в минуту, а максимальный формат печати – А3. На момент написания статьи – от 176 000 рублей.

Цены на принтеры, используемые в расчётах, были взяты 1 февраля 2015 года. В связи с валютными колебаниями они могут отличаться от сегодняшних цен. Как бы там ни было, точная стоимость принтера не оказывает существенного влияния на уровень затрат на печать документов.

Ну и ещё раз напомним, что все подсчёты производились для «идеальных условий», то есть при имеющемся предпочтении вы всегда можете поменять НР на Kyocera, Samsung и так далее, но от перемены этих слагаемых сумма особо не поменяется, принцип оптимизации останется.

1 вариант: «Идеал»

Идеально – это когда 5-10 (чем меньше, тем дешевле) высокоскоростных печатающих аппаратов типа HP LaserJet Enterprise 800 Printer M806dn с картриджем CF325X (№25X). Их размещают в общих помещениях, а печать для сотрудников можно организовать и по карточкам для упорядочивания. Примеры идеальных вариантов – большие офисы компаний, центральные офисы банков, Центризбирком в моменты выборов, главные офисы нефтегазодобывающих компаний.

У данного подхода есть свои плюсы и минусы.

Плюсы: минимальная несанкционированная печать, минимальная стоимость одного отпечатка, высокая отказоустойчивость при правильном выборе провайдера по поставкам ТО и картриджей.

Минусы: чтобы получить пакет документов, отправленных на печать, необходимо преодолеть порой немалый путь, а это потеря времени; иногда образуется очередь из сотрудников. Нужно оценивать затраты на потери данного времени, но мало кто об этом думает (а это следует делать – стоимость рабочего часа специалистов за последние годы существенно выросла).

2 вариант: «Оптимальный»

Оптимальный вариант – это когда имеется 200-300 пользователей, у части ключевых сотрудников персональные принтеры установлены на рабочих столах – печатают они немного, но печать должна быть всегда под рукой. Можно с этим бороться и убеждать, что это дорогое удовольствие, но проще простить им эти причуды (например, финансовому директору или главному бухгалтеру), да и не так уж это дорого с учётом того, насколько дорого их рабочее время. Тем более, что картриджа типа CF283X (№83X) им, как правило, хватает на 3-6 месяцев:) Как пример – главные офисы городских банков, избирательная комиссия где-нибудь в Ростове-на-Дону, региональные офисы крупных компаний.

Вторая группа пользователей объединена в небольшие коллективы по 2-3 человека, печать в 2-5 шаговой доступности. Эта группа уже поэкономичнее, но всё ещё весьма затратна. Но, опять-таки, удобство того стоит, тем более, если тратят сотрудники не больше одного картриджа типа CE390A (ресурс ~10000 страниц) в месяц.

Третья группа печатает достаточно много и, как правило, целые пакеты документов. Таких групп немного и им лучше поставить уже рабочих лошадок, типа сетевого HP LaserJet Enterprise 600 M603DN с двусторонней печатью. Можно добавить приёмных лотков и т.д. Если пользователь 2 раза в день проделает десяток шагов к аппарату, то ничего страшного в этом не будет, а вот экономия уже ощутимая.

Четвёртая группа принтеров типа HP LaserJet Enterprise 800 Printer M806dn рассчитана на большие потоки печати (склады, отгрузки, бухгалтерия или клиентский зал). Здесь огромное значение имеет минимальная цена копии, и к выбору такого рысака нужно подходить очень аккуратно, каждая копейка в цене копии имеет ключевое значение, при том важно учитывать все очевидные и скрытые издержки.

3 вариант: «Ритейл»

Отдельно остановимся на сетевом ритейле: сети магазинов, салоны связи, офисы банков, аптеки и т.д. Здесь ключевым фактором является объём печати на каждой точке . Если он не превышает 1000 копий в месяц, то вполне подойдут аппараты типа HP LaserJet Pro M225rdn. Но в любом ритейле есть проходные точки, где объём печати в 2, а то и в 3 раза больше. Следовательно, для таких мест лучше поставить HP LaserJet Enterprise 600 M601DN, с которым цена копии значительно снизится.

В головном офисе и местах массовой печати следует грамотно расположить машинки HP LaserJet Enterprise 600 M603DN и HP LaserJet Enterprise 800 Printer M806dn. В целом затраты на печать будут выше оптимальных, но по-другому задачу печати здесь вряд ли решить.

4 Вариант: «Госсектор»

Хуже обстоят дела в государственном секторе (как ни печально, но статистика вещь неумолимая) – в многочисленных комитетах, администрациях, ГУПах, пенсионных фондах и т.д. Там на каждом столе стоит принтер, он бомбит постоянно, заменить на другой его трудно, да и пользователь привык к нему. И списать его непросто. А потому дорого и сердито он печатает и кушает как минимум по одному картриджу в месяц – может кто-то и пытается заниматься экономией и оптимизацией, тратит на это своё рабочее время, налоги в итоге только растут, а пенсии и качество услуг – нет. В большинстве случаев оптимизировать туда никого не пустят, но привести такой пример мы обязаны.

Итак, для госсектора: самая популярная и самая печатающая техника самого малого типа – HP LaserJet Pro M225rdn. Здесь работают иногда группы молодых и прогрессивных сотрудников, которых объединили вместе, и то только потому, что печатают они немного. На группу поставили HP LaserJet Enterprise 600 M601DN или HP LaserJet Enterprise 600 M603DN.

Самое печальное, что в добрые времена всеобщей благодати были закуплены недешевые, но красивые аппараты типа HP LaserJet Enterprise 800 Printer M806dn. Их поставили в проходных зонах, но радуют работой они крайне редко из-за удалённости, так как со временем сотрудники «выбивают» себе дополнительные принтеры на одного или нескольких пользователей.

В общем, это пример того, как не надо организовывать печать. Но вряд ли мы что-то здесь изменим в обозримом будущем. Да простят нас государственные служащие, и, слава богу, что так не везде.

5 Вариант: «Завод»

Самый, пожалуй, трудный случай. Под заводом мы имеем ввиду огромные производственные территории – зачастую градообразующие предприятия (небольшие и средние заводы можно отнести к двум первым группам, но если с государственным участием, то только четвёртой, к сожалению). Например, ОАО «ПО «Севмаш» в городе Северодвинске – там по предприятию автобусы с развозкой ездят, а печатать надо везде. И здесь не лень, а производственная необходимость поставить хоть один принтер на 500 квадратных метров. Вот и набирается 500 аппаратов по всему заводу.

Основным фактором выбора здесь должно быть то, чтобы расход на принтер не превышал 1 картриджа типа CF283X (№83X, ресурс ~2200 страниц) в 2-4 месяца. В противном случае лучше менять принтер на более производительный, так как немалые скрытые издержки прячутся в доставке по заводу картриджей и техническом обслуживании. Оптимизировать в таких условиях очень трудно, проще иногда отказаться от печати:)

Расходные материалы

Стоит отдельно остановиться на расходных материалах (без этого никак). Как видно из выше приведённых примеров, именно расходные материалы занимают львиную долю бюджета на печать документов, несмотря на то, что первоначальные затраты заложены в саму печатающую технику.

В случае использования оригинальных картриджей доля колеблется от 70 до 90%. Хотим сразу отметить, что отказаться полностью от оригинальных картриджей вряд ли представляется возможным, но уменьшить их объём в 5-10 раз без потери на качестве печати вполне реально. Такой подход позволяет снизить затраты в 2-3 раза, а с учётом оптимизации всей печати экономия может составить до 80%. Конечно же, в идеальных лабораторных условиях, которые возможно создать только в тесном взаимодействии заказчика и исполнителя. И только когда с обеих сторон есть истинное желание снизить затраты на печать в конкретной организации.

Маленький бонус для тех, кого волнует тема экономии на печати, и для тех, кто дочитал публикацию до конца: «Оптимизатор печати» на нашем сайте, который поможет рассчитать потенциальную экономию по модели принтера.

На Западе есть специальность «профессиональный организатор». Он помогает клиентам навести порядок в комнатах и офисах, в бумажных и электронных файлах, а также разработать персонализированную систему планирования.

Лиза Заслав (Lisa Zaslow) - один из таких специалистов.

Исследования показывают, что в среднем человек теряет час в день из-за дезорганизации. При этом люди ужасно раздражаются, когда что-то не могут найти. А ведь для того, чтобы навести порядок, требуется гораздо меньше времени.
Лиза Заслав

Правило 1. Расставьте всё правильно

Монитор должен находиться на уровне глаз и на расстоянии 43–45 см от вас.

Располагайте часто используемые предметы, например телефон или канцелярские принадлежности, со стороны преобладающей руки. Это удобно: не нужно тянуться, сваливая всё вокруг.

Правило 2. Используйте канцтовары рационально

Вам действительно нужны 10 ручек, нож для бумаг и степлер каждый день? Держите на столе только те канцелярские принадлежности, которыми пользуетесь ежедневно. Остальное сложите в пенал и уберите в стол, а лучше куда-нибудь подальше.

Встав из-за стола за карандашом или скрепкой, вы на время выключите мозг от проекта, над которым работаете. Это позволит взглянуть на него под новым углом, когда вы вернётесь.
Эмми Трейгер (Amy Trager), профессиональный организатор из Чикаго

Другой эксперт, Эндрю Меллен (Andrew Mellen), подчёркивает, что лучше, когда сотрудники хранят запасы офисных канцтоваров в одном месте (общий комод или стеллаж), а не каждый по своим ящикам.

Правило 3. Пользуйтесь стикерами для заметок без фанатизма

Обклеивать монитор разноцветными бумажками, как доску объявлений, не полезно и не продуктивно.

Когда напоминалок слишком много, они бесполезны.
Эмми Трейгер

Будьте умеренны - делайте стикеры только с важными краткосрочными напоминаниями.

Правило 4. Не переборщите с личными вещами

Важно соблюдать баланс между профессиональной и личной жизнью на рабочем месте. Это трудно.

Семейные фотографии, сувениры с отдыха и другие приятные мелочи греют душу и поднимают настроение в течение рабочего дня. Однако чересчур памятные вещи, вызывающие бурю воспоминаний, слишком отвлекают.

Взгляд скользит по предметам, а мозг обрабатывает информацию, даже если мы не осознаём этого.
Лиза Заслав

Держите на рабочем столе не больше трёх личных вещей.

Правило 5. Регламентируйте «общение» с электронной почтой

Email - это по-прежнему . Но он может нанести удар по продуктивности, если постоянно отвлекаться на письма.

Лайфхакер и профессиональные организаторы : проверяйте почту два раза в день в определённые часы. Всё остальное время должно быть занято работой.

Да! И отключите уведомления, чтобы не разрушать состояние потока.

Правило 6. Оставляйте свободное место для бумажной работы

Порой рабочий стол настолько загружен, что негде расписаться или составить документ от руки.

Имейте справа или слева (в зависимости от того, правша вы или левша) ничем не занятый островок. Не обязательно большой - для бумажной работы вполне достаточно прямоугольника 30 × 40 см.

Правило 7. Упорядочьте рабочие процессы

Не держите под рукой документы, не относящиеся к текущей работе. Когда стол завален бумагами по позапрошлому, прошлому, настоящему и будущему проектам, наступает хаос. Чтобы избежать этого, эксперты рекомендуют группировать документы по папкам:

важные и срочные;
срочные и неважные;
важные и несрочные;
несрочные и неважные.

Храните эти папки в специальном органайзере, а не в стопке друг на друге, чтобы упростить документооборот.

Правило 8. Наводите порядок как можно чаще

Беспорядок помогал творить и . Но такие примеры единичны.

На большинство людей , снижая концентрацию и продуктивность. Регулярно задавайтесь вопросом, все ли предметы на своих местах на вашем столе?

Даже если человек не замечает беспорядка, он всё равно влияет на него.
Эндрю Меллен

Для наглядности мы выразили описанные хаки в графике. Распечатайте и повесьте НАД рабочим столом.

О том, какой вы человек, можно судить по многим критериям и параметрам, в том числе и по тому, какой у вас порядок на рабочем столе. Не зря существует много пословиц и поговорок на эту тему, трансформированных нами в процессе приобретения жизненного опыта:

«Скажи мне, кто твой друг, и я скажу, кто ты»

«Скажи мне, какой породы твоя собака, и я скажу, кто ты»

«Скажи мне, во что ты одет, и я скажу, кто ты»

Отчасти это правда, ведь нас другие люди всегда могут оценить по признакам, которые бросаются в глаза при первом знакомстве, а какой человек на самом деле, могут знать только самые близкие, друзья и родные.

Порядок на рабочем столе. Как вы к этому относитесь?

Любите ли вы порядок или беспорядок, любите ли вы черное или белое — это личные предпочтения человека, которые могут меняться с течением времени, удивительного в этом ничего нет Но есть общепринятые модели поведения, которые навязываются обществом самому же себе, а любое отклонение от этих норм воспринимается уже как нечто нетривиальное, доступное немногим.

«Покажи мне свой рабочий стол, и я скажу тебе, кто ты» — как вы считаете, можно ли узнать характер человека по его рабочему столу, вернее по тому, как он организован? Порядок или беспорядок на рабочем столе, говорят о его владельце многое, но однозначно трактовать это многое никто не берется. Только в силу личных предпочтений и своего отношения к вопросу.

Мы с детства приучаем своих детей к порядку на письменном столе, в портфеле, в ранце, в шкафу с одеждой. Считается, что при этом становится выше. Стараемся, чтобы они научились следить за своими вещами и держали их в порядке. Кого-то из детей удается приучить к порядку, а кто-то, со временем превращаясь во взрослых дяденек и тетенек, с наслаждением организуют вокруг себя хаос и беспорядок, в котором чувствуют себя, как рыба в воде.

Одна девушка поделилась воспоминаниями из детства, когда ее папа, очень организованный человек, не выдерживал ее бардачного стола, и наступал момент, когда он приходил с мусорным ведром, и смахивал одним движением руки весь «беспорядок» в корзину. Были слезы, крики, уговоры, — ничего не помогало: папа же не понимал, что для дочки это самый настоящий порядок, в котором с завязанными глазами можно найти любую вещь за секунду.

Иногда я воспринимаю наше отношение к ситуации на рабочем столе человека, как восприятие нами человека-левши или человека-правши. Быть может вы помните времена, когда левшу насильно заставляли становиться правшой еще в начальной школе? Так и с внутренней организованностью человека происходит — сколько не переучивай, все-таки комфортно ему в его бардаке и беспорядке на рабочем столе.

А иногда осознание того, что правила значительно облегчают нашу жизнь, заставляют не только себя организовывать, но и других людей побуждать к этому.

Люблю, когда на столе порядок, и нет ничего лишнего и не отвлекающего от главного. Компьютер или ноутбук, клавиатура, ручка, ежедневник — обязательные атрибуты рабочего стола современного делового человека. Интересно, что генеральную уборку в этом случае приходится проводить очень редко. Руки как-то сами собой в нужное время убирают лишние вещи, кроме тех, о которых я написала, в ящики стола и раскладывают по нужным папкам. Редко-редко бывает, когда не закончив какое-то дело, оставляешь все, как есть до следующего рабочего дня. В основном, для этого использую закладки, чтобы знать, на чем остановилась вчера.

«Наиболее остро в порядке нуждаются те, кто не может обрести гармонию в душе, они пытаются найти ее посредством наведения порядка вокруг себя. Вспомните детей, вот у них-то как раз с гармонией все в порядке, поэтому наведя в своей комнате жуткий беспорядок, они его просто не замечают, как будто его никогда и не было».

Знаю, что есть много людей, которые любят порядок, но не стерильность, и имеют полную гармонию в душе. И наоборот, помню как-то услышанный случай об одном успешном бизнесмене, который встречал гостей и партнеров в идеально чистом кабинете. Но в этой комнате была дверь в другую, где царил полнейший беспорядок — там этот человек работал. Он никому не позволял входить в эту комнату, в этой комнате он был бог и царь одновременно.

На блогах известных блогеров иногда встречаются конкурсы на лучшее рабочее место. Уверяю, что ни разу не победил стол, заваленный бумагами и разными принадлежностями и вещами. Чаще всего побеждал нестандартный подход и отличный дизайн. Все-таки порядок на рабочем столе приветствуется многими из нас.

Давайте попробуем оценить несколько рабочих столов по пятибалльной шкале и сопоставить свой рабочий стол с тем, который каждому из нас больше всего понравился. А в комментариях можно об этом написать.

Итак, первый рабочий стол: