Вы можете допустить некоторые ошибки, от которых никто не застрахован. Рассмотрим известный всем случай со случайно отправленным письмом. Человек по неловкости случайно нажимает на мышь, и письмо уходит совсем не по тому , на который оно должно уйти. Именно поэтому необходимо перепроверять адреса и быть аккуратными при отправке.
Удаленные письма хранятся в «Корзине» в среднем около месяца. Отправленные письма остаются в папке «Отправленные» и вы всегда можете переслать это письмо или нужный вам документ, отправленные некоторое время назад кому-то из ваших знакомых.
Что происходит, когда вы отправляете письмо? При помощи протокола SMTP ваш компьютер общается с компьютером, на который первоначально пересылается письмо. Аналогична ситуация и при получении почты. По сути, компьютер передает информацию другому компьютеру и доставляет ваше письмо на сервер исходящей почты, выбранный вами. Как только письмо получено, сервер перемещает ваш документ в почтовый ящик получателя.
В обработке участвуют различные почтовые агенты, которые общаются на своем языке.
Видео по теме
Источники:
- как почтой работать в 2019
Почта может не работать из-за неисправности интернет-соединения или отсутствия подключения как такового. Долгая загрузка почтового сервиса может быть связана как с проблемами на самом сервере, так и с неисправностью установленного программного обеспечения на компьютере.
Проверьте указанный вами при входе на логин и пароль. Для большей точности напишите их в текстовом редакторе, проверьте правильность данных и скопируйте их в окно ввода.Проверьте соединение с интернетом. Для этого попробуйте открыть любую web-страницу, которая точно должна работать. Если подключения нет, то убедитесь, что услуги провайдера оплачены и проверьте все настройки. Иногда по причине перезагрузки серверов или временных технических неполадок. Подождите некоторое время и попробуйте снова подключиться к ресурсу.Если вы пользуетесь Yandex, но полная версия почты не работает и загрузка писем занимает достаточно длительное время, то попробуйте воспользоваться облегченной версией сайта. Вы можете попробовать исправить проблему, обновив свой браузер. Перейдите на сайт разработчика вашего обозревателя, введя название программы в поиске. Загрузите и установите по ссылке «Загрузить» новую версию вашей программы, после чего попробуйте зайти снова.При работе с почтой старайтесь использовать протокол HTTPS, который помогает бороться с повреждением информации при передаче файлов от серверов до вашего компьютера. Чтобы перейти на работу в безопасном режиме, в адресной строке браузера добавьте к «http://» букву S, чтобы адрес начал выглядеть как «https://».Если для получения и отправки писем вы пользуетесь почтовыми клиентами, то проверьте их настройки. Для этого запустите вашу программу, выберите используемый почтовый ящик и нажмите «Параметры», где проверьте указанные данные. Если на почту зайти все равно не получается, то переустановите ваше приложение и загрузите его обновленную версию с сайта разработчика. В противном случае попробуйте воспользоваться другим альтернативным почтовым клиентом или постарайтесь зайти на почтовый аккаунт из окна браузера.
Источники:
- как почта работает
В данный момент любой из начинающих пользователей может иметь свой электронный почтовый ящик, достаточно бесплатно зарегистрироваться на одном из интернет порталов. С помощью электронной почты предоставляются услуги по пересылке и получению электронных сообщений по компьютерной сети. Иногда пользователи сталкиваются с ситуацией, когда почту отправить невозможно.
Зачастую причиной этого становится ошибка, допущенная в адресе получателя. Проверьте, чтобы в адресах не были проставлены лишние точки или другие знаки препинания, уберите лишние пробелы или кавычки. При необходимости раз еще раз уточните адрес получателя и повторно направьте ему письмо.В ряде случаев электронные письма не отправляются в связи с тем, что переполнен почтовый ящик адресата. Если в почтовом ящике адресата нет места для вашего сообщения, свяжитесь с ним каким-либо другим способом и попросите, чтобы он «почистил» ящик. После того, как он это сделает, вы сможете без проблем отправить ему сообщение.Адрес получателя может быть заблокирован почтовой службой, значит, доставка писем по этому адресу осуществляться не будет.Свяжитесь с адресатом и уточните причины и сроки блокировки.Почтовый сервер получателя может не принять ваше письмо из-за его большого размера. Посылайте письмо по частям или отправляйте адресату ссылку на скачиваемый файл.Почтовый сервер получателя может принять ваше письмо за спам.Свяжитесь с администраторами почтовой системы получателя и выясните причину произошедшего.Иногда пользователи, отправляющие письма по электронной , получают сообщение «Ошибка при проверке отправителя». Данное сообщение поступает, если домен получателя требует проверки отправителя.Проверка существования отправителя иногда используется сервером-получателем для защиты от спама: сервер, получивший письмо от нового сервера, отправляет пустое письмо на обратный адрес, чтобы проверить, существует ли . Чтобы решить данную проблему вам придется обратиться к администрации почтовой службы адресата.В любом случае, если ваше электронное письмо не отправлено или не доставлено адресату, вам придет информация о недоставленном сообщении. В полученной информации о недоставке обычно указываются причины недоставки и имя сервера, который отклонил дальнейшее движение письма по назначению.
Сейчас, когда у многих жителей России есть постоянный доступ в интернет, где можно пользоваться электронной почтой и социальными сетями, обычные бумажные письма кажутся архаичными. Однако достаточно много людей до сих пор отправляют письма в конвертах. И как же бывает обидно, если письмо не доходит до адресата. Почему же это происходит?
Письмо может не дойти до адресата по различным причинам. Первая - неправильное написание адреса получателя. В случае неправильного написания индекса раньше письмо в лучшем случае кочевало с одного почтового отделения на другое, и не всегда доходило до адресата, или же просто возвращалось отправителю. Если индекс отсутствовал вовсе, то работники почты либо дописывали его сами, либо письмо могли отправить дальше с одним только адресом. Но теперь современная электронная сортировочная техника попросту не пропустит письма с неправильно написанным индексом или без него и корреспонденция будет отослана обратно отправителю.
В случае с неправильным написанием адреса все понятно - не указан адрес, письмо и не дошло. Причем это произойдет даже если вы забыли указать только лишь номер квартиры. Не станет почтальон искать во всем доме Васю Иванова, проживающего в одной из пары сотен квартир! Письмо в этом случае вернется к вам. . Пишите адрес подробно, разборчиво и по-правилам. Сначала пишется улица, номер дома квартиры, ниже - город, ниже - область, край или республика. И если на обычных письмах не слишком обращают внимание на неверный порядок строк, то заказное с неверно заполненным адресом вам попросту не дадут отправить.
Почтальоны тоже живые люди и порой ошибаются, например могут перепутать дом 22/12 с домом 12/22. Или адрес 15-25, что обычно означает дом 15, квартира 25, расценить как 15/25, и письмо, адресованное вам окажется в другом доме, и нет гарантии, что люди, которые его получили принесут письмо вам.
В конце концов, несовершенны и наши почтовые ящики. Хорошо еще, если у вас свой дом. А вот жильцы многоэтажек часто сталкиваются с поломанными, старыми ящиками, в которые может залезть любой желающий. Выход есть - завести абонентский ящик в почтовом отделении, или просить друзей, чтобы отправляли заказное письмо вместо обычного. Оно не достигнет вашего почтового ящика, вы получите его на почте лично.
Но и с заказными письмами не все так гладко. Адресату приносят извещение, но не отдают лично в руки, а бросают в почтовый ящик, следовательно оно может потеряться. А если в течение месяца вы не заберете свое заказное письмо, оно вернется обратно, в связи с истечением срока хранения.
Если письмо задерживается, можно проконтролировать его доставку с помощью официального сайта «Почты России» www.russianpost.ru. Обратитесь к разделам: «Отслеживание почтовых отправлений», «контроль качества и розыск почтовых отправлений».
Совет 5: Что делать, когда не работает электронная почта
Электронная почта является средством, обеспечивающим практически мгновенный информационный обмен. В силу этого свойства, появившиеся в ней неполадки вполне способны не только испортить настроение, но и затормозить рабочий процесс.
Не паниковать
Это правило универсально для чрезвычайных ситуаций любого масштаба. В данном случае, оно подразумевает под собой отсутствие беспорядочного нажима на все возможные клавиши, кнопки и ссылки, чтобы не ухудшить и без того малоприятное создавшееся положение. Оптимальный вариант - найти на экране почтового сервиса ссылку, дающую выход на его администрацию. Она может находиться под надписью Справка", "Помощь", "Вопросы и ответы", "Обратная связь". Так же можно (если характер неполадки позволяет) щелкнуть по ссылке "Забыли пароль?". В любом из указанных случаев есть окно обращения к администрации, где можно сообщить о создавшейся проблеме. Или найти уже готовое решение в ответах на обращения других пользователей. Вполне вероятно, что почтовый ящик просто взломан и заблокирован администрацией за рассылку спама.
Если электронная почта является рабочей, то пригласить специалиста- не составит труда - такая ставка сегодня есть в любой организации. Возможно, проблема не в сервисе почты, а в компьютерном вирусе. Компьютер сначала просканировать посредством антивируса, проверить, есть ли проблемы в других интернет-аккаунтах и системах и только потом побеспокоить мастера.
Создать новый почтовый ящик
Такой выход из "нерабочего" положения подходит для тех, не содержит жизненно важных, официальных писем, не является аккаунтом, необходимым для работы. Наиболее известные почтовые сервисы - mail, inbox, yandex, rambler. Также этот вариант можно использовать как временный, до восстановления функционирования нужного почтового ящика. Облегчит существование наличие резервного списка почтовой рассылки, тогда важные контакты не будут утрачены. Регистрируя новый почтовый адрес, хорошо воспользоваться функцией привязки - связать воедино несколько почтовых ящиков. Тогда, в случае, если электронная почта одного сервиса по каким-либо причинам не работает, можно воспользоваться любым другим из "привязанных", чтобы просмотреть почту.
Профилактика
Самое лучшее решение всех проблем - их грамотное предотвращение. Следует избегать различных подозрительных сайтов, не вводить пароль от электронной почты на других страницах, не применять одинаковые пароли к разным аккаунтам, блокировать спам, не регистрироваться на сайтах, вызывающих подозрение. С осторожностью следует относиться к ссылкам, получаемым по электронной почте. Переходы по ним грозят не только нарушением работы, взломом почтового сервиса, но и других элементов компьютерной системы. Проще говоря, можно незаметно протащить в свой компьютер вирус.
Последние несколько лет моим одним из самых эффективных инструментов является электронная почта. Замечу, что эффективным этот инструмент будет только тогда, когда им научишься управлять, а не пускать дело на самотек. я писала немного раньше.
Для начала мы должны четко понимать, для чего нам нужна электронная почта. ВикипедиЯ подсказывает: для получения, отправки и пересылке почтовых сообщений. Предназначение электронной почты — сделать жизнь и работу людей эффективной. А на деле не все так просто получается.
По статистике, в среднем, количество принимаемых сообщений человеком больше 100 писем в день. Это огромная цифра. И она продолжает расти, что приводит к тому, что человек уже не в состоянии качественно обработать полученную информацию из-за нехватки времени.
Именно этот вопрос, как правильно работать с электронной почтой, волнует многих людей. Переизбыток непроверенной почты приводит к стрессовому состоянию и понижает производительность труда.
Вы тоже оказывались в подобной ситуации? Тогда эта статья для вас.
Правила работы с электронной почтой
Наиболее эффективные и организованные люди самостоятельно выстраивают свою систему работы с почтой, основываясь на собственном опыте, методом проб и ошибок.
Если существуют более менее распространенные правила деловой переписки в электронном письме, то в отношении управления своей работой с электронной почтой все немного сложнее. Зависит это от многих факторов, таких как сфера деятельности, степень деловой активности и организованности человека, образа жизни и ведения дел и так далее.
Работа с электронной почтой
Итак, начнем. Мои эффективные правила работы с электронной почтой нужны мне для того, чтобы:
- Повышать свою эффективность
- Всегда быть для своих корреспондентов обязательным и корректным человеком.
- Всегда знать, как я переработала почтовую корреспонденцию.
- Никогда не терять входящие письма.
Есть несколько принципов работы с почтой:
1. Использовать папку «Входящие» как контрольный лист, и оставлять в ней необработанные сообщения.
2. Завести под каждый проект, категорию отдельные папки. Это поможет быстро найти нужную информацию.
3. Активно использовать применение ярлыков, отметок цветом. Это сделает заметным для визуального восприятия сортировку писем.
4. Досконально изучить и знать систему настроек в почтовом аккаунте. Это поможет эффективно ею управлять.
5. Определить время, которое вы готовы уделить работе с почтой. Например, 30 минут с утра и 30 минут вечером. И ни минуты больше.
6. Если позволяют условия работы, отключить функцию всплывающих оповещений о новых письмах. Так вы будете меньше отвлекаться.
7. Отписаться от неактуальных рассылок.
8. в течение суток.
9. Сохранять все отправленные письма. Всегда может что-нибудь пригодиться. Сегодня я таким образом нашла скан своего паспорта.
10. Уметь определить признаки, по которым будете обрабатывать и сортировать почту.
Техника работы с электронной почтой
Если хорошо помнить правило первое, то наша цель при разборе почты — оставить во входящих как можно меньше писем.
При этом, вторая задача, не менее важная — рассортировать все письма по категориям, специфике и важности. В папке «Входящие» можно оставлять письма, которые требуют от вас немедленного или скорого ответа. Их также можно сразу отметить цветными метками или ярлыками. Добавлю, что я, в основном, пользуюсь почтовой программой G-mail, имея еще несколько аккаунтов в других почтовых программах.
Как работают с электронной почтой другие
Как-то я смотрела видео о работе с почтовым ящиком, где автор показывал, как он лихо расправляется с двумя сотнями писем за несколько минут. Естественно, заманивающий заголовок и меня заставил посмотреть, как это можно сделать, так как эффективного ответа на этот вопрос я не знала. Оказалось, что его принцип работы строится на удалении писем и оставлении важных и нужных во Входящих. Удивил! Так любой сможет. Вывод сделала быстро: мне такая техника не подходит.
Режем по-живому
Согласитесь, что львиная доля писем — это нужные нам рассылки и кладезь информации. И когда нам советуют отписаться от многих из них, признайтесь честно, — у кого рука поднялась отписаться от своего выбора? Раз мы это выбирали, значит нам это нужно и важно. Тем не менее, я тоже посоветую отписаться от тех рассылок, которые менее актуальны сегодня для вас. Это похоже на чистку своего гардероба — и выбросить жалко, и не ношу уже сколько времени…
Убедите себя тем, что в крайнем случае вы знаете, где находится эта рассылка, и в случае необходимости, вы всегда можете посмотреть там информацию или подписаться снова.
К выбору названий для папок подойдите серьезно. Здесь нельзя дать совет для всех сразу — очень многое зависит от индивидуальности человека. Знаю, что очень многие люди предпочитают любые рассылки, письма, относящиеся к тем продаж помещать в папку с названием Продажи. Этот вариант тоже работает. Мои папки могут иметь имя и фамилию человека, от которого приходят письма, в том числе и по теме продаж, и по названию рассылок. То есть, теме Продаж в моей почте соответствует не одна папка, а несколько. В них я хорошо ориентируюсь. Личный бренд автора для меня имеет значение.
Структурируйте исходящие письма
Структурировать исходящие письма тоже несложно. Присвойте им ярлыки или метки, так они быстрее найдутся в нужный момент. Создайте папки для самых важных из них и используйте перемещение. Например, во время моей работы над несколькими проектами одновременно, мне приходилось отправлять клиентам похожие письма и вести переписку. Создав папку с названием проекта, после отправки письма я перемещала в нее нужные письма.
При первичном разборе почты стараюсь бегло просматривать письма и определять, в какую категорию их надо переместить. Разделяю их также по степени важности и срочности: срочные — неважные; срочные — важные; несрочные — неважные: несрочные — важные. Важные письма, которые требуют от меня ответа или определенной работы сегодня, оставляю в папке Входящие, после выполнения работы перемещаю в соответствующую папку.
Если я понимаю, что тема письма будет актуальна для меня в ближайшем будущем, то тогда я позволяю себе сообщение переместить в папку непрочитанным. В нужное время до него дойдут руки обязательно.
Обращаю внимание, все перечисленные способы родились не за один день, и даже не за два. Уже сегодня многие компании задумываются о разработке и внедрении правил работы с электронной почтой. Эффективное управление и организация времени станут необходимыми качествами в работе для всех компаний.
Если вы не будете управлять своей почтой, то в скором времени она будет управлять вами, что приведет к ненужному стрессу. Разработайте свои правила работы с электронной почтой.
С использованием и применением этих правил вы станете эффективными в своей деловой жизни. Друзья, успехов вам в ваших делах! Будьте эффективными, и не забудьте И как всегда, буду признательна вам за ваши комментарии и ретвиты, и ваши личные советы.
В настоящее время жизнь без электронной почты накладывает на пользователя множество ограничений, ведь это удобный способ обмениваться файлами и сообщениями, быстро регистрироваться на любых ресурсах и хранить важные сведения. Вы можете отдать свое предпочтение любому домену, которые будут перечислены в данной статье: их интерфейс очень схож и интуитивно понятен для новых пользователей. Даже если названия некоторых функций и вкладок различаются, вы сможете понять, что они в себе содержат. Чтобы оставаться на связи всегда, скачайте мобильное приложение своей электронной почты на свой телефон через Play Market или App Store. После прочтения данной статьи вы разберетесь в использовании почтового ящика.
Как отправлять письма из электронной почты
Для начала стоит разобраться с основной функцией электронного ящика – написанием писем. Какой бы домен вы ни выбрали, они очень похожи. На данный момент самые популярные ящики у:
- Почта от Google с названием Gmail ;
- Многим известный Рамблер ;
- Сервис Яндекс ;
- Российский сервис Мэйл.ру – Mail.ru .
На примере Gmail вы увидите работу с электронной почтой.
- Войдя в свой аккаунт, вы увидите в любой почте небольшой список с сортировкой писем: входящие, отправленные, черновики… Здесь вы можете просматривать все сохраненные письма и удалять их.
Чтобы начать писать письмо, нажмите на кнопку “Написать”. Вас может перенаправить на новую страницу, в Gmail же просто откроется небольшое новое окно.
- Сначала впишите электронную почту получателя в первой строке возле графы “Кому”.
- Затем запишите тему. Это не обязательно, но в официальных письмах лучше использовать.
Теперь введите основной текст письма. Заметьте, что вы можете его форматировать встроенными средствами почты. Все они находятся снизу: жирность, курсив, размер шрифта, списки, цитаты. Здесь есть всё для аккуратного оформления ваших писем.
- Если вам нужно приложить к письму какой-либо документ, то обратитесь к строке загрузки, которая расположена еще ниже.
- Вам доступна загрузка картинок, ссылок, документов и любых файлов с компьютера. Если файл слишком объемный – не беда, сначала он загрузится на Google Диск и только потом – в письмо.
- Закончите отправку, нажав на кнопку “Отправить”. Теперь ждите ответа от вашего собеседника.
Как сортировать и удалять письма в электронной почте
- Выбрав любой раздел ваших писем, вы можете удалить ненужные, чтобы они не портили внешний вид и порядок в вашей электронной почте.
- Просто нажмите на маленький квадратик рядом с письмом, а потом на иконку корзины в верхней части экрана. Письмо удалится. Так вы можете делать и с несколькими письмами за раз.
- Здесь же вы можете перемещать письма, просто помечая их, как входящие.
Где можно настроить электронный ящик
Каждая электронная почта имеет ряд своих настроек, чтобы пользователь мог синхронизировать содержимое ящика, менять пароль, оформление и другие функции.
- Нажмите на значок шестеренки в вашей почте. Откроется небольшой список, в котором есть пункт “Настройки”.
- В каждой вкладке есть свой набор параметров, которые можно настроить под себя.
- Например, в пункте “Аккаунты и импорт” вы найдете основные настройки: изменение пароля, привязка аккаунтов и телефонного номера.
- Попробуйте найти такие настройки и в своей электронной почте.
Пишите в этом поле краткую и ясную информацию, отражающую суть письма. Добавляйте слово срочно в случае необходимости немедленного прочтения. Это сориентирует собеседника о чем речь в письме, а также поможет в будущем быстро найти интересующее письмо в архиве.
Если в результате переписки тема изменилась - измените её в этом поле.
2. Отключите CapsLock
Не пишите текст письма и тему заглавными буквами. Многие люди считают это дурным тоном, так как это выражает кричащий тон. Как впрочем и большое количество восклицательных знаков в конце предложения.
3. Краткость - сестра таланта
Старайтесь не писать длинные письма, четко и кратко формулируйте информацию, это экономит время адресата.
4. Прикрепленные файлы
Если Вам нужно отправить только файл, то все равно в тексте письма нужно написать краткую информацию. Например, "Отправляю инструкцию по работе с электронной почтой". Не оставляйте такие письма пустыми, из прикрепленного письма не всегда понятно, о чем идет речь.
Если Вы получили пустое письмо с прикрепленным файлом с неизвестного адреса, то открывать его не рекомендуется. Большая вероятность, что там вирус.
5. Ответить или Ответить всем
 |
6. Цепочка писем
Отвечая на письмо, не стирайте исходное. Получив Ваш ответ без исходного текста, адресат может уже не помнить, в чем был вопрос и будет вынужден искать свое отправленное письмо.
7. Подписывайте письма
Это не только правила хорошего тона написать "С уважением, ...". В подписи принято указывать полное ФИО, должность, название организации и контактный телефон. Таким образом Вы однозначно идентифицируете себя и при необходимости с Вами можно будет быстро связаться.
В настройках электронной почты можно задать автоматическую подпись, эти слова будут добавляться во всех новых письмах автоматически.
7. Слово не воробей, вылетит - не поймаешь
Перед отправкой перечитайте письмо, постарайтесь не отвечать сразу на эмоциональные письма, чтобы позже не пожалеть об этом.
Помните, что Ваше письмо могут переслать случайно или специально, поэтому конфиденциальную информацию не следует отправлять электронной почтой.
8. Изучите настройки электронной почты
Потратив один раз время на изучение настроек своей почты, Вы в будущем его сэкономите. Именно в настройках можно задать личную подпись, настроить сбор почты с других почтовых ящиков, создать иерархию папок, добавить фильтры и многое другое.
9. Уделите внимание безопасности электронной почты
- Придумывайте сложный пароль, не записывайте его на бумажке рядом с компьютером, периодически его меняйте.
- При заходе в электронную почту с чужого компьютера, не нажимайте запомнить пароль.
- Не забывайте выйти из электронной почты при работе на чужом устройстве.
- Не открывайте файлы, полученные с незнакомых писем.
- Проверяйте прикрепленные файлы на вирусы.
- Нежелательные письма отправляйте в спам.
В официальных письмах смайлики не принято использовать, а в переписке с друзьями можно добавить, чтобы придать эмоции письму.
Ниже наиболее популярные:
| Обозначение | Что означает? | Графическое представление |
| :-) | улыбка, радость, счастье | |
| :-( | печаль, грусть, недовольство |  |
Руководство по работе с электронной почтой РУП «БЕЛТОРГИНФОСЕРВИС»
Разработал: Шваяков А. А. e-mail: [email protected]
Работа с электронной почтой..................................................................................................................................... | |
Введение................................................................................................................................................................. | |
Электронная почта................................................................................................................................................. | |
Возможности электронной почты........................................................................................................................ | |
Как работает почта................................................................................................................................................ | |
Адрес электронной почты.................................................................................................................................... | |
Почтовые программы............................................................................................................................................ | |
Web-почта............................................................................................................................................................... | |
Работа с программой электронной почты................................................................................................................ | |
Чтение сообщений электронной почты............................................................................................................... | |
Составление письма.............................................................................................................................................. | |
Вложения........................................................................................................................................................... | |
Отправка вложения из почтовой программы:............................................................................................. | |
Архивирование вложений............................................................................................................................. | |
Отправка вложений из других программ:.................................................................................................... | |
Ответ на сообщение электронной почты.......................................................................................................... | |
Этика деловой e-mail-переписки........................................................................................................................ | |
Спам............................................................................................................................................................................ | |
Что такое spam (спам)?........................................................................................................................................ | |
Как избежать спамерских рассылок?........................................................................................................... | |
Опасности электронной почты................................................................................................................................ | |
Уменьшение риска при работе с документами Microsoft Office ........................................................... | |
Безопасность IRC и ICQ ............................................................................................................................ | |
Прочая информация для пользователя................................................................................................................... | |
Частые вопросы и ответы......................................................................................................................................... | |
Настройка почтового клиента Mozilla Thunderbird............................................................................................... | |
Требования к компьютеру................................................................................................................................... | |
Создание учетной записи.................................................................................................................................... | |
Персональные данные......................................................................................................................................... | |
Параметры получения почты. ........................................................................................................................... | |
Дополнительные настройки..................................................................................................................................... | |
Настройка сервера IMAP.................................................................................................................................... | |
Настройка сервера POP3..................................................................................................................................... | |
Параметры сервера отправки почты.................................................................................................................. | |
Настройка общей адресной книги..................................................................................................................... |
Работа с электронной почтой
Введение.
Электронная почта, E-mail. Что это такое, каким образом ее можно использовать, как разобраться в адресах E-mail?
Что такое почта - мы знаем. Это традиционные средства связи, позволяющие обмениваться информацией, по крайней мере, двум абонентам.
Для того, чтобы этот обмен состоялся, необходимо написать послание и, указав адрес, опустить в почтовый ящик, откуда письмо неминуемо попадет на почтовый узел. Если указанный адрес соответствует общепринятым стандартам, то через некоторое время почтальон положит его в почтовый ящик адресата. Далее абонент вскроет послание, и - обмен информацией состоялся.
Два вида связи - почтовая и телефонная - стали для нас традиционными, и мы уже хорошо знаем их достоинства и недостатки. А что же такое электронная почта? Электронная почта - обмен почтовыми сообщениями с любым абонентом сети Internet. Существует возможность отправки как текстовых, так и двоичных файлов – программ и любых других данных.
Электронная почта во многом похожа на обычную почту. С ее помощью письмо - текст, снабженный стандартным заголовком (конвертом) - доставляется по указанному адресу, который определяет местонахождение машины и имя адресата, и помещается в файл, называемый почтовым ящиком адресата, с тем, чтобы адресат мог его достать и прочесть в удобное время. При этом между разными почтовыми программами существует соглашение о том, как писать адрес, чтобы все его понимали.
● электронная почта оказалась во многом удобнее обычной, "бумажной". Не говоря уже о том, что Вам не приходится вставать из-за компьютера и идти до почтового ящика, чтобы получить или отправить письмо;
● электронной почтой сообщение в большинстве случаев доставляется гораздо быстрее, чем обычной;
● стоит это дешевле;
● для отправки письма нескольким адресатам не нужно печатать его во многих экземплярах, достаточно однажды ввести текст в компьютер;
● поскольку текст уже находится в машине;
● удобнее хранить большое количество писем в файле на диске, чем в ящике стола; в файле легче и искать;
● и, наконец, экономится бумага.
Надежность электронной почты сильно зависит от того, какие используются почтовые программы, насколько удалены друг от друга отправитель и адресат письма, и особенно от того, в одной они сети, или в разных сетях. В сегодняшних условиях, пожалуй, лучше полагаться на электронную почту, чем на простую. Если письмо все-таки потерялось, Вы об этом сможете узнать достаточно скоро и послать новое. Хотя электронная почта может рассматриваться как частный случай передачи файлов, она имеет ряд особенностей, не привычных для стандартных процедур пересылки файлов. Во-первых, отправитель и получатель почти всегда люди, а не машины. Это означает, что система электронной почты состоит из двух различных, но тесно взаимосвязанных частей: одна обеспечивает взаимодействие с человеком (например, составление, редактирование, прочтение сообщений), другая – передачу сообщений (например, рассылка по спискам, обеспечение передачи).
Другое различие между электронной почтой и средствами передачи файлов общего назначения состоит в том, что почтовые послания представляют собой четко структурированный документ. Во многих системах каждое послание сопровождается большим количеством дополнительных полей. Они включают в себя имя и адрес отправителя, имя и адрес получателя, дату и время отправки письма, перечень людей, которым направлена копия письма, уровень значимости, степень секретности и многое другое.
Электронная почта
Для того чтобы иметь возможность обмениваться письмами по электронной почте, пользователь должен стать клиентом одной из компьютерных сетей. Также как и в телефонных сетях, клиенты компьютерных сетей называются абонентами.
Для каждого абонента на одной из сетевых почтовых служб выделяется электронный почтовый ящик. Доступ к почтовому ящику осуществляется по адресу и паролю, который сообщается абоненту. Пароль известен только абоненту и почтовой службе. Став абонентом почтовой службы и получив адрес своего почтового ящика, пользователь может сообщить его друзьям, знакомым. Каждый абонент электронной почты может через свой компьютер послать письмо любому другому абоненту указав в послании его почтовый адрес.
Все письма, поступающие на некоторый почтовый адрес, записываются в соответствующий почтовый ящик почтовой службы. Сетевой компьютер, содержащий почтовые ящики абонентов носит название - «почтовый сервер» или почтовая служба. Почтовая служба может состоять из множества серверов.
Возможности электронной почты
● прием и отправка электронных текстовых сообщений;
● обмен сообщениями с прикрепленными файлами;
● возможность использования элементов эстетического оформления сообщений;
● возможность приема и отправки сообщений с несколькими адресами и списками получателей;
● противодействие нежелательным почтовым рассылкам;
● организация хранения и автоматического упорядочивания получаемой корреспонденции;
● средства групповой работы и координации действий, календарное планирование;
● адресная книга и возможность поиска в Интернет нужных адресов электронной почты.
Как работает почта
Каждое письмо, чтобы оно могло попасть к адресату, должно быть снабжено адресом электронной почты. Рассмотрим конкретный пример. Пусть некоторый владелец электронного ящика с адресом [email protected] на почтовом сервере abc.ru пишет письмо владельцу почтового ящика с адресом [email protected] на сервере def.com.
Для того чтобы подготовить письмо, он запускает почтовую программу, создает текст сообщения и в графе "Кому" указывает адрес получателя [email protected]. Если отправитель не имеет постоянного подключения к Интернету, то после нажатия кнопки "Отправить" он устанавливает сеанс связи с интернетом и начинает получать накопившуюся почту и отправлять подготовленные письма. Порядок отправления почты зависит от текущих настроек почтовой программы. Обычно письма складываются в определенную папку и отправляются другой командой после установки связи с интернетом.
Адрес электронной почты.
Почтовый электронный адрес может иметь разные форматы. Наиболее широко распространена система формирования адреса DNS (Domain Name System), применяемая в сети Internet.
С точки зрения логики, для того чтобы адрес был информативным, необходимо, чтобы в нем присутствовали:
● идентификатор абонента (по аналогии - строка КОМУ: на почтовом конверте);
● почтовые координаты, определяющие его местонахождение (по аналогии - дом, улица, город,
страна на почтовом конверте).
Почтовый электронный адрес имеет все эти составляющие. Для того, чтобы отделить идентификатор абонента от его почтовых координат, используется значок @ .
Почтовый электронный адрес в формате Internet может иметь вид: [email protected]
В рассматриваемом примере melnic - идентификатор абонента, составляемый, как правило, из фамилии и (или) начальных букв его фамилии, имени, отчества.
То, что стоит справа от знака @ , называется именем домена и однозначно описывает местонахождение абонента.
Термин “Домен ” определяет некую группу компьютеров имеющих общее наименование – имя доменаmintorg.gov.by .
Составные части имени домена разделяются точками. Последовательность чтения имени домена справа налево. Самая правая часть домена, как правило, обозначает код страны адресата - это домен верхнего уровня. Код страны утвержден международным стандартом ISO. В нашем случае, by - код Республики Беларусь. Часть имениgov – определяет принадлежность к государственным учреждениям (government). Часть имениmintorg – определяет имя организации.
Этот рисунок иллюстрирует понятие адреса электронной почты. Некий пользователь может иметь адрес на сервере в США, например [email protected] , и на сервере в Москве - [email protected]
Электронный адрес связан не с географическим положением локального компьютера, получателя почты, а с сервером, на котором зарегистрирован его почтовый ящик.
И из каждого ящика такой пользователь может получать письма на свой домашний компьютер, копируя данные и с сервера в Нью-Йорке, и с сервера в Москве, установив переадресацию с одного e-mail на другой. При этом он может слать почту самому себе.
Почтовые программы
Для работы с почтой необходима программа - почтовый клиент. Основные функции почтовых клиентов - это прием сообщений, обеспечение их просмотра, сортировка сообщений, автоматизация создания ответных сообщений и поддержка адресной книги.
Для работы с почтой есть большое количество разнообразных программ. Если Вы используете Windows, то обычно в Вашей системе уже имеется программа электронной почты Outlook Express.
Но к сожалению Outlook Express содержит слишком много уязвимостей, подвергает вашу систему опасности заражения вредоносными программами и имеет ограниченные возможности.
В качестве почтовой программы рекомендуется использовать Mozilla Thunderbird. Это одна из лучших программ электронной почты. Она быстро развивается, имеет много дополнительных модулей для расширения функций, распространяется свободно и бесплатно.
Программы электронной почты очень похожи и освоив одну из них Вы не будете испытывать проблем в дальнейшем.
Mozilla Thunderbird |
Вы видите на рисунке две разных программы, но, согласитесь, отличия не особенно заметны.
Web-почта
Web-почта - это почта с Web-интерфейсом. Для доступа к такой почте достаточно иметь доступ в Интернет. Можно даже не иметь на своем компьютере почтовых программ. Достаточно и обыкновенного браузера. Я использую программу браузер Mozilla Firefox, Вы можете использовать ее, или, если захотите, любую другую программу, например, Opera или Internet Explorer.
Web-почта предоставляет все типичные функции электронной почты. На Web-страничке пользователю предлагается ввести имя и пароль, после чего он видит свои письма и работает с ними, почти как у себя на компьютере.
Основными плюсами Web-почты являются доступность с любого компьютера, имеющего выход в Интернет, универсальность адреса, не зависящего от места работы.
Могут быть некоторые функциональные ограничения и неудобства, однако может быть и наоборот.
Например, программа Web-почты «Horde», которую мы используем, имеет в своем составе не только средства почтового обмена, но и контроль настроек антиспама, средства ведения черных и белых списков, органайзер, групповой календарь, контроль исполнения заданий и прочие средства организации групповой работы.
Часто почтовые службы строят с возможностью доступа через Web-почту.
Mail.ru, Hotbox.ru, Yahoo.com, Hotmail.com, Tut.by, mail.yandex.ru – это примеры популярных служб Webпочты.
