Теперь мы вставим в документ предметный указатель. Он будет включать в себя два уровня. Для примера возьмем тот же текст, с которым мы уже работали (см. рис. 4.14).
Предметный указатель обычно располагается в конце документа, являясь его заключительной частью. Вначале нужно подготовить место для вставки. Для этого установим курсор в конец документа и нажмем клавишу Enter, после чего введем заголовок Предметный указатель и опять нажмем Enter – в этом месте и будет сформирован новый объект. Название указателя оформим стилем Заголовок 1 – по аналогии с тем, как мы ранее оформляли заглавие. В результате документ примет вид, показанный на рис. 4.15.
Рис. 4.15. Место для предметного указателя
Теперь приступим к пометке объектов указателя. В нашем примере элементами первого уровня будут текстовые фрагменты Заголовок и Обычный текст, а элементами второго уровня (подчиненного) – слова маркированный и нумерованный.
Выделим слово Заголовок и нажмем на вкладке Ссылки в группе Предметный указатель кнопку Пометить элемент. В результате откроется окно, изображенное на рис. 4.16.
Здесь в поле основной указывается текст объекта первого уровня, а в поле дополнительный – второго уровня. По умолчанию в первом поле отображается выделенный текст, но его можно изменить. Текст элемента второго уровня набирается.
Рис. 4.16. Определение элемента указателя
В области Параметры с помощью переключателя указывается, что именно будет представлять собой объект указателя (перекрестную ссылку, номер страницы или диапазон страниц). Чаще переключатель устанавливается в положение текущая страница – в этом случае будет отображен номер листа, где был помечен элемент указателя. Это положение установлено по умолчанию, и мы его менять не будем.
С помощью флажков полужирный и курсив, которые находятся в области Формат номера страницы, можно выбрать начертание номера страницы для данного элемента указателя. В нашем примере мы сделаем так, чтобы номера страниц элементов первого уровня отображались полужирным шрифтом, а элементов второго уровня – курсивом. Следовательно, сейчас нам нужно установить флажок полужирный.
После нажатия кнопки Пометить наш элемент будет обозначен соответствующим образом в тексте (рис. 4.17).
Рис. 4.17. Помеченный элемент указателя
При этом автоматически включается отображение скрытых символов. Чтобы отключить данный режим, нужно в группе Абзац нажать кнопку Отобразить все знаки.
Аналогичным образом пометим еще один объект указателя первого уровня – обычный текст.
Теперь приступим к обозначению элементов второго уровня. Для этого выделим в документе слово маркированный и откроем окно Определение элемента указателя (см. рис. 4.16). Здесь в поле основной введем значение обычный текст (ему будет подчинен создаваемый элемент), а в поле дополнительно – значение маркированный. В области Формат номера страницы установим флажок курсив, после чего нажмем кнопку Пометить – в результате будет обозначен элемент указателя второго уровня. Затем аналогичным образом помечаем слово нумерованный, который также будет подчинен элементу обычный текст.
Таким образом, мы пометили все объекты, которые должны быть включены в состав предметного указателя, и нам осталось сформировать сам указатель. Для этого устанавливаем курсор в требуемое место (под заголовком предметного указателя) и нажимаем в группе Предметный указатель вкладки Ссылки кнопку Предметный указатель (ее название отображается в виде всплывающей подсказки). В результате откроется окно, изображенное на рис. 4.18.
Здесь в поле Форматы из раскрывающегося списка выберем значение Классический и снимем флажок Номера страниц по правому краю. Переключатель Тип установим в положение с отступом, в поле Колонки введем значение 2, затем нажмем кнопку ОК. Результат выполненных действий представлен на рис. 4.19.
Как видно на рисунке, элементы первого уровня указателя сгруппированы по алфавиту – в соответствии с выбранным форматом Классический, который демонстрируется в поле Образец печатного документа (см. рис. 4.18). Указатель сформирован в двух колонках, так как мы выбрали соответствующее значение (поле Колонки, см. рис. 4.18).
Рис. 4.18. Формирование предметного указателя
Рис. 4.19. Предметный указатель
Номера страниц элементов первого уровня имеют полужирное начертание, второго уровня – курсивное (в соответствии с выполненной настройкой).
Word 2007 предусматривает формирование разных предметных указателей, причем пользователь может сам настроить оптимальный вариант.
Теперь нам осталось лишь обновить документ, чтобы заголовок указателя отобразился в оглавлении. Для этого нужно выделить весь документ (комбинацией клавиш Ctrl+A) и нажать клавишу F9 – в результате откроется окно, изображенное на рис. 4.20.
Рис. 4.20. Обновление оглавления
Здесь нужно установить переключатель в положение обновить целиком и нажать кнопку ОК. В результате оглавление примет вид, показанный на рис. 4.21.
Рис. 4.21. Обновленное оглавление документа
Гиперссьшки дают возможность пользователю быстро переходить от одного документа к другим, хранящимся на компьютере или в локальной сети, а также – к веб‑страницам, расположенным в Интернете.
Типичный элемент предметного указателя состоит из названия раздела и номера страницы, на которой рассматривается данный раздел.
Создание предметного указателя проходит в два этапа:
I этап - пометка элемента предметного указателя;
II этап - сбoрка и размещение предметного указателя.
Пометка элемента предметного указателя
· выделить текст, который будет использоваться в качестве элемента указателя;
· выбрать команду , перейти на вкладку Указатель и щелкнуть на кнопке Пометить ;
· в открывшемся диалоговом окне «Определение элемента указателя » (образец окна дан на рис.23) выделенный текст появится в поле Основной (при необходимости можно отредактировать этот текст);
рис.14. Диалоговое окно «Определение элемента указателя»
· если требуется создать дополнительный элемент указателя, введите его в поле Дополнительный (в предметном указателе данный элемент будет с отступом);
· необходимо убедиться, что установлен переключатель текущая страница – чтобы в элементе предметного указателя был приведен номер страницы, на которой находится данный элемент;
· если установлен переключатель перекрестная ссыл-ка , то в находящемся рядом поле вводится текст ссылки. Этот текст будет присутствовать в предметном указателе вместо номера страницы (см. рис.24);
· щелкнуть на кнопке Пометить ;
· щелкнуть на кнопке Закрыть .
Сборка и размещение предметного указателя происходит следующим образом:
· установить курсор в том месте документа, где требуется вставить предметный указатель;
· выбрать команду ВставкаÞОглавление и указатели , перейти на вкладку Указатель;
· в открывшемся диалоговом окне (образец окна дан на рис.24) для предметного указателя можно выбратьтип, формат, выравнивание, число колонок и символ – заполнитель;
· щелкнуть на кнопке ОК .
рис.15. Диалоговое окно «Оглавление и указатели»
Упражнение 2
1. Разместите каждую главу с блоком текста на отдельных страницах (в документе должно быть три страницы).
2. Создайте предметный указатель на новой странице в конце документа, включив в него следующие элементы:
Информатизация;
Информатика;
Информация (дополнительные элементы – свойства, классификация, кодирование);
Информационные (дополнительные элементы – системы, технологии)
Потенциал.
3. Добавьте в созданный предметный указатель элементы ИС и системы, используя переключатель перекрестная ссылка к элементу предметного указателя информационные системы.
4. Аналогично для элемента технологии примените перекрестную ссылку.
5. Укажите параметры предметного указателя:
- Тип : с отступом;
- Колонки : две;
- Форматы : затейливый.
6. Полученный результат:
ПРЕДМЕТНЫЙ УКАЗАТЕЛЬ
Информатизация, 1
Информатика, 1
Информационные
системы, 3
технологии, 3
Информация
классификация, 2
кодирование, 2
свойства, 2
ИС. См. информационные системы
потенциал, 1
системы. См. информационные системы
технологии. См. информационные технологии
Создание оглавления
При построении оглавления Word использует заголовки. Оглавление будет вставлено в том месте документа, где находится текстовый курсор. Создают оглавление при помощи команды ВставкаÞОглавление и указатели , вкладка Оглавление . В диалоговом окне «Оглавление и указатели » можно выбрать вид оглавления, количество уровней, заполнитель.
Упражнение 3
1. Вставьте новую страницу в конец вашего документа и создайте на нем оглавление, установив параметры:
· Формат – классический;
· Уровни – 2;
· Заполнитель – точки;
2. Выделите ваше оглавление и измените его, установив:
· Формат – изысканный;
· Уровни – 4;
· Заполнитель – линия.
Список литературы:
1. Информатика Под ред. профессора Н.В. Макарова. Учебник. Москва «Финансы и статистика» 2001г.
2. Информатика Под ред. профессора Н.В. Макарова. Практикум. Москва «Финансы и статистика» 2001г.
3. Информатика. Базовый курс/ Симонович С.В. и др. – СПб: Питер, 2001.-640 с.
4. Практическая информатика: Учебное пособие для средней школы. Универсальный курс. – М.: АСТ-ПРЕСС КНИГА: Инфорком – Пресс, 2002.-480 с.
5. Microsoft Word 97. Шаг за шагом: Практическое пособие/ пер. с английского – М.: Издательство ЭКОМ, 1997.-304 с.
6. Microsoft Word 97. Углубленный курс. Шаг за шагом: Практическое пособие/ пер. с английского – М.: Издательство, 1998.-360 с.
7. Ефимова О., Морозов В., Шафрин Ю.А.
Практикум по компьютерной технологии. Учебное пособие для старших классов по курсу «Информатика и вычислительная техника» I и II тома.
8. Эффективная работа с Microsoft Office 2000. Майкл Хэлворсон, Майкл Янг - СПб: Питер, 2001.
9. А.Ф. Иванов, О.Н. Потапова, Г.Л. Салихова. «Информатика: Word для начинающих», 2003 г. – 76 с.
Вопросы для самостоятельной работы студентов:
- Какие операции включает в себя форматирование шрифтов?
- Что такое «абзац» в текстовом документе MS Word?
- Какие операции включает в себя форматирование абзаца?
4. Виды списков, применяемых в MS Word, способы форматирования списков.
- В чем разница между операциями форматирования и редактирования?
- Как создать и применить элемент Автотекста?
- Как создать стиль символов?
- Что такое Тезаурус и область его применения?
- Как убрать номер на первой странице документа?
- Как вставить в колонтитул текущую дату?
- Как перенести ссылку на сноску от одного объекта (слово, предложение, абзац) к другому?
- Как создать колонки разной ширины?
13. Как создать «Подложку»?
14. Как осуществить вставку графических объектов, хранящихся в файлах?
15. Как сгруппировать графический объект?
16. Способы создания таблиц.
17. Как отредактировать формулу в ячейке?
18. Как произвести сортировку в таблице?
- Как изменить ширину полосы стилей в Режиме структуры?
- Как переместить заголовок без блока текста?
- Как создать структуру документа?
Задания для организации самостоятельной работы студентов.
Антон Кокин
Алфавитный указатель
(в Справке Word он именуется Предметным указателем)
это список некоторых слов (например,терминов), встречающихся в документе и выстроенных в алфавитном порядке для удобства поиска. Указатель содержит номера страниц, на которых данные слова упоминаются в тексте документа.
Я думаю, все видели такие указатели, например, в технических книгах, учебниках. Как правило, алфавитный указатель располагается в конце документа и выглядит примерно так:
Открыть в полный размер " href="http://wordexpert.ru/wp-content/uploads/ukazatel_sample.gif" target="_blank" getparams="null">
Предполагается, что вы готовите или уже подготовили какой-то объемный документ (рукопись книги, отчет, реферат, курсовую работу, дипломную работу, диссертацию и т.п.). Создавать алфавитный указатель лучше всего в процессе подготовки документа, хотя ничто не мешает это сделать и непосредственно перед распечаткой и/или публикацией документа.
Как я уже сказал выше, указатель - это список слов. Чтобы добавить нужные слова в указатель, необходимо сначала выделить их и нажать сочетание клавиш "Alt"+"Shift"+"X". Откроется диалоговое окно :
Поле "Основной" уже содержит выделенное вами слово. Вы можете просто нажать кнопку Пометить и это слово будет занесено в указатель. Если вам нужно, чтобы указатель ссылался на все страницы документа, где встречается данное слово, то нажмите кнопку Пометить все . В результате этих действий в текст будет вставлено поле (следует за выбранным словом) следующего вида:
Поле "Дополнительный" служит для ввода дополнительного элемента указателя к основному термину. Например, в вашем документе встречается термин "Панель инструментов". Как известно, в редакторе Word 2003 существует много самых разных панелей: Форматирование, Стандартная, Таблицы и границы, Колонтитулы, Рисование, Формы и др. Таким образом, вы можете сделать элементом указателя основной термин "Панели инструментов" и добавить к нему дополнительный термин, например, "Формы". В результате, вы получите указатель такого вида:
Группа переключателей "Параметры" диалогового окна содержит три радиокнопки, выбор одной из которых приводит к следующим результатам.
Перекрестная ссылка с полем ввода. Допустим, в документе есть словосочетание "Сочетание клавиш", для которого создан соответствующий элемент указателя. Далее в тексте встречается другое словосочетание - "Комбинация клавиш". Очевидно, что эти словосочетания идентичны друг другу. Таким образом, можно выделить "Комбинация клавиш", вызвать окно добавления элементов указателя и выбрать переключатель Перекрестная ссылка. А в поле ввода ввести См. Сочетание клавиш. В результате мы получим указатель такого вида:
Пользователь (читатель) увидит, что в указателе есть ссылка на другой элемент и перейдет к нему, а затем уже от него перейдет на страницу документа, где встречается данное словосочетание.
Текущая страница. Данная радиокнопка отмечена по умолчанию. Это значит, что выбранное слово будет ссылаться в указателе на текущую страницу документа, ту, на которой вы пометили это слово.
Диапазон страниц. Выбор этого переключателя позволит установить в указателе диапазон страниц, на которых встречается нужная информация по выбранному элементу указателя, например так: Панель инструментов, 12-15 . Чтобы использовать эту возможность предварительно нужно создать закладку для диапазона. Выделите весь текст, на который будет ссылаться элемент указателя. Вставьте закладку для этого фрагмента. Затем вызовите окно определения элемента указателя и введите в поле "Основной" ваш текст для элемента указателя (замените имеющийся там текст). Далее выберите переключатель диапазон страниц и в поле закладка выберите из списка вашу закладку для выбранного фрагмента текста. Нажмите кнопку Пометить .
В диалоговом окне можно также задать формат номера страницы для указателя: Полужирный или Курсив.
После того, как вы пометили во всем документе необходимые вам термины и фразы, которые должны быть в указателе, необходимо сформировать указатель. Для этого поместите курсор ввода в то место документа, где должен размещаться ваш указатель, в меню Вставка наведите курсор мыши на пункт Ссылка и выберите из раскрывшегося списка команду Оглавление и указатели . Откроется одноименное диалоговое окно:
Выбрите необходимый формат указателя, тип размещения элементов указателя, наличие и количество колонок указателя, язык и нажмите кнопку ОК . Алфавитный (он же предметный) указатель будет вставлен. При выборе необходимых параметров указателя вы можете наблюдать соответствующие изменения в образце и, таким образом, решать, подходит вам тот или иной параметр или нет.
Чтобы вставить указатель в редакторе Word 2007 перейдите на вкладку Ссылки и в группе команд Предметный указатель нажмите кнопку Предметный указатель . Откроется диалоговое окно Указатель , в котором установите те параметры, которые вам необходимы, и нажмите кнопку ОК .
Теперь мы вставим в документ предметный указатель. Он будет включать в себя два уровня. Для примера возьмем тот же текст, с которым мы уже работали (см. рис. 4.14).
Предметный указатель обычно располагается в конце документа, являясь его заключительной частью. Вначале нужно подготовить место для вставки. Для этого установим курсор в конец документа и нажмем клавишу Enter, после чего введем заголовок Предметный указатель и опять нажмем Enter – в этом месте и будет сформирован новый объект. Название указателя оформим стилем Заголовок 1 – по аналогии с тем, как мы ранее оформляли заглавие. В результате документ примет вид, показанный на рис. 4.15.
Созданные технические документы могут потребовать больше форматирования, чем творческий документ. Однако эти номера строк не отображаются. Это особенно полезно в технических документах для создания контрольных точек. Вы можете отображать номера строк во всех или части документа или через определенные промежутки времени, например, каждую десятую строку. Чтобы отобразить номера строк, перейдите на вкладку «Макет».
Непрерывно показывать каждый номер строки в документе. Перезапуск на каждой странице означает, что первая строка каждой страницы будет пронумерована ". Перезапуск Каждый раздел означает, что нумерация строк начнется в каждом разделе. Подавление для текущего абзаца означает, что вы можете выбрать абзац и выбрать этот вариант, чтобы строки абзаца не были пронумерованы.
Теперь приступим к пометке объектов указателя. В нашем примере элементами первого уровня будут текстовые фрагменты Заголовок и Обычный текст, а элементами второго уровня (подчиненного) – слова маркированный и нумерованный.
Выделим слово Заголовок и нажмем на вкладке Ссылки в группе Предметный указатель кнопку Пометить элемент. В результате откроется окно, изображенное на рис. 4.16.
Если вы когда-либо писали курсовую работу, вы знаете, как важно писать библиографию и источники цитирования. Цитата дает кредит источнику в тексте документа. Затем заполните следующую форму. . Используйте заполнители, когда вам нужно вставить источник, но еще не имеете всю необходимую информацию.
Если вам когда-либо понадобится добавлять или удалять источники, изменять их или возвращать и вводить информацию для заполнителя, вы можете сделать это, просто управляя своими источниками.
Теперь вы можете легко и быстро управлять всеми своими источниками.
Здесь в поле основной указывается текст объекта первого уровня, а в поле дополнительный – второго уровня. По умолчанию в первом поле отображается выделенный текст, но его можно изменить. Текст элемента второго уровня набирается.
Рис. 4.16. Определение элемента указателя
Два и более указателей в одном документе
Чтобы добавить библиографию в свой документ, перейдите на вкладку «Ссылки» в ленте. В группе «Цитаты» и «Библиография» выберите «Библиография». Вы можете выбрать один из перечисленных библиографических макетов. Индекс - это просто список терминов, которые вы использовали в документе, с номерами страниц, где отображаются эти термины. Это своего рода глоссарий, просто без определений. Вы можете отметить слова, фразы, символы и т.д. для включения в индекс. Вы помечаете их в своем документе, а затем создаете индекс.
В области Параметры с помощью переключателя указывается, что именно будет представлять собой объект указателя (перекрестную ссылку, номер страницы или диапазон страниц). Чаще переключатель устанавливается в положение текущая страница – в этом случае будет отображен номер листа, где был помечен элемент указателя. Это положение установлено по умолчанию, и мы его менять не будем.
Начните с выбора слова или фразы, которые вы хотите индексировать. Вы увидите это окно. Выбранный текст - это текст, который будет отображаться в индексе. Если вы хотите, чтобы в индексе появилось что-то еще, введите его в поле «Главная запись». Например: если вы выбрали слово «корова» в своем документе, оно появится как Корова в поле «Главная запись» выше. Если вы хотите, чтобы «корова» появилась как крупный рогатый скот, введите крупный рогатый скот в поле «Главная запись».
Алфавитный указатель произведений
Вы также можете создать перекрестную ссылку на другую запись индекса. Если вы хотите это сделать, выберите «Перекрестная ссылка» в группе параметров. Возможно, вы хотите перекрещивать контрольный крупный рогатый скот с молочной фермой. Теперь вы можете указать способ отображения индексированных номеров страниц. Вы можете сделать их жирным шрифтом или курсивом, используя флажки в нижней части окна выше.
С помощью флажков полужирный и курсив, которые находятся в области Формат номера страницы, можно выбрать начертание номера страницы для данного элемента указателя. В нашем примере мы сделаем так, чтобы номера страниц элементов первого уровня отображались полужирным шрифтом, а элементов второго уровня – курсивом. Следовательно, сейчас нам нужно установить флажок полужирный.
Затем вы увидите это выпадающее меню. Теперь вы можете изменить свой тип шрифта, стиль, размер и т.д. Маркировка текста на нескольких страницах. Если вы хотите отметить текст, который довольно длинный, например, несколько страниц в длину, вот как это сделать.
В группе «Ссылки» выберите «Закладка». Мы рассмотрим это более подробно всего за минуту. Когда вы выберете «Диапазон страниц», вы можете выбрать закладку в раскрывающемся списке «Закладка». Когда вы закончите запись маркировки, пришло время создать индекс. Просто переместите курсор туда, где вы хотите, чтобы индекс отображался.
После нажатия кнопки Пометить наш элемент будет обозначен соответствующим образом в тексте (рис. 4.17).
Рис. 4.17. Помеченный элемент указателя
При этом автоматически включается отображение скрытых символов. Чтобы отключить данный режим, нужно в группе Абзац нажать кнопку Отобразить все знаки.
Теперь вы можете установить параметры и параметры для вашего индекса. Правое выравнивание номеров страниц означает, что все номера страниц будут отображаться справа и аккуратно - один под другим. Лидер табуляции доступен только в том случае, если вы правильно выравниваете номера страниц. Лист табуляции означает, что пунктирная линия, пунктирная линия или прямая строка будут отображаться от записи до номера страницы.
- Форматы означают, что вы можете выбрать формат для изменения стиля индекса.
- Формат отображается в окне предварительного просмотра.
- Если вы выберете отступы, каждая запись появится на новой строке.
- Столбцы определяют, сколько столбцов будет иметь ваш индекс.
Аналогичным образом пометим еще один объект указателя первого уровня – обычный текст.
Теперь приступим к обозначению элементов второго уровня. Для этого выделим в документе слово маркированный и откроем окно Определение элемента указателя (см. рис. 4.16). Здесь в поле основной введем значение обычный текст (ему будет подчинен создаваемый элемент), а в поле дополнительно – значение маркированный. В области Формат номера страницы установим флажок курсив, после чего нажмем кнопку Пометить – в результате будет обозначен элемент указателя второго уровня. Затем аналогичным образом помечаем слово нумерованный, который также будет подчинен элементу обычный текст.
Вставка специальных символов в документ
Когда вы показываете метки форматирования, ваш документ теперь выглядит следующим образом. Специальные символы относятся к пунктуации, символам или другим элементам, которые обычно недоступны на клавиатурах, такие как символы авторского права, символы торговых марок и т.д.
Чтобы вставить специальные символы или символы.
- Если вы не видите нужного уравнения, выберите «Вставить новое уравнение».
- Это поле появится в вашем документе.
Таким образом, мы пометили все объекты, которые должны быть включены в состав предметного указателя, и нам осталось сформировать сам указатель. Для этого устанавливаем курсор в требуемое место (под заголовком предметного указателя) и нажимаем в группе Предметный указатель вкладки Ссылки кнопку Предметный указатель (ее название отображается в виде всплывающей подсказки). В результате откроется окно, изображенное на рис. 4.18.
Вы также можете вставить перекрестную ссылку для ссылки на другую часть документа. Страницу. Если вы хотите, чтобы пользователи могли перейти к этому элементу, убедитесь, что флажок «Вставить как гиперссылку» отмечен. В поле Тип ссылки выберите, к чему вы хотите обратиться. . Гиперссылка - это ссылка на сайт или местоположение в Интернете - или даже на ваш компьютер, если у человека, читающего ваш документ, есть доступ к вашим компьютерным файлам. Чтобы вставить гиперссылку в документ, перейдите на вкладку «Вставка», а затем в группу «Ссылки».
Здесь в поле Форматы из раскрывающегося списка выберем значение Классический и снимем флажок Номера страниц по правому краю. Переключатель Тип установим в положение с отступом, в поле Колонки введем значение 2, затем нажмем кнопку ОК. Результат выполненных действий представлен на рис. 4.19.
Как видно на рисунке, элементы первого уровня указателя сгруппированы по алфавиту – в соответствии с выбранным форматом Классический, который демонстрируется в поле Образец печатного документа (см. рис. 4.18). Указатель сформирован в двух колонках, так как мы выбрали соответствующее значение (поле Колонки, см. рис. 4.18).
В поле «Текст в поле» введите текст, который вы хотите отобразить в документе. Вы можете ввести слово «корова», если хотите. Перейдите в колонку слева и выберите файл или веб-страницу, место в документе, новый документ или адрес электронной почты для ссылки по электронной почте.
Определение записей в таблице
Вы также можете ввести адрес в нижнем поле. Чтобы изменить текст, отображаемый в индексе, введите текст, который вы хотите в поле «Ввод». Наилучшим способом создания оглавления является применение предварительно определенных стилей абзаца заголовка, таких как «Заголовок 1», к абзацам, которые вы хотите включить в оглавление.
Рис. 4.18. Формирование предметного указателя
Рис. 4.19. Предметный указатель
Номера страниц элементов первого уровня имеют полужирное начертание, второго уровня – курсивное (в соответствии с выполненной настройкой).
Использование стиля пользовательского абзаца в качестве записи содержимого
Теперь вы можете применить стиль к заголовкам в своем документе и включить их в свое оглавление. Напишите слова, которые вы хотите пометить для индексирования в левом столбце. Напишите текст, который вы хотите использовать в индексной таблице основного документа в правом столбце. Закройте файл согласования и откройте вкладку ссылок основного документа, чтобы проиндексировать наш основной документ.
Создание перекрестных ссылок в индексе
Это все, что у нас есть, о том, как создать индексную таблицу с файлом согласования. Давайте подробнее рассмотрим, как мы можем настроить стиль индекса. Трюк создания подзаголовка - это разделение текста в правом столбце нашей таблицы согласования с двоеточием.
Word 2007 предусматривает формирование разных предметных указателей, причем пользователь может сам настроить оптимальный вариант.
Теперь нам осталось лишь обновить документ, чтобы заголовок указателя отобразился в оглавлении. Для этого нужно выделить весь документ (комбинацией клавиш Ctrl+A) и нажать клавишу F9 – в результате откроется окно, изображенное на рис. 4.20.
Применение разных форматов индексных таблиц
Не беспокойтесь, это не так плохо, как кажется. В вашем основном документе больше не должно быть полей индекса. Теперь мы можем переиндексировать основной документ и воссоздать индексную таблицу с помощью меню «Вставить индекс». Да, индекс определенно полезен для вашего читателя, но, скорее всего, некоторые из вас думают: Почему индексная таблица выглядит настолько скучной. Ответ - да, индексная таблица не должна выглядеть простой. Мы можем настроить стиль таблицы индекса, выбрав один из доступных форматов, чтобы настроить внешний вид индексной таблицы.
Рис. 4.20. Обновление оглавления
Здесь нужно установить переключатель в положение обновить целиком и нажать кнопку ОК. В результате оглавление примет вид, показанный на рис. 4.21.
Рис. 4.21. Обновленное оглавление документа
Мы можем настроить стиль шрифта в индексной таблице. Дает индексную таблицу некоторым границам или нумерации. Есть ли еще большие советы по созданию документа? Индекс - это список ссылок, например, оглавление, но более подробно и на другом конце документа. Кроме того, индекс организован по темам или ключевым словам, в отличие от организационного описания, содержащего оглавление.
Первым шагом является определение слов или фраз в документе, которые необходимо индексировать. Вторая часть предполагает использование этих ссылок для автоматического создания индекса для вас. Все действия и команды индексирования выполняются в рамках вкладки «Ссылки» в группе «Индекс».
Гиперссьшки дают возможность пользователю быстро переходить от одного документа к другим, хранящимся на компьютере или в локальной сети, а также – к веб‑страницам, расположенным в Интернете.
Вдруг пригодится тем, кто пишет статьи, дипломные, курсовые работы и т. п. со списком литературы, на который нужно давать ссылки в тексте, но он все пополняется и требует постоянной перенумерации. Мне неоднократно приходилось бороться с нумерацией пунктов в присланных текстах, которая создавалась нажатием волшебной кнопочки на панели инструментов, а потом исчезала при замене формата текста. Поэтому я нежно люблю поле Autonum, которое сохраняется даже в txt.
Чтобы отметить немного текста для включения в индекс, выполните следующие действия. Текст, который вы выбрали в своем документе, отображается в поле «Главная запись». Подпункт дополнительно разъясняет основную запись. Подпункт особенно полезен, когда основная запись является широкой темой. Используйте кнопку «Марк», если вы хотите отметить только те экземпляры, которые, по вашему мнению, будут в наибольшей степени полезны для читателя. Используйте кнопку «Отметить все», чтобы искать и отмечать все экземпляры текста в документе, чтобы создать индексную запись для каждого из них. Шаг 7 подскажет, как отключить эту штуку. Продолжайте прокручивать документ и искать материал для индексации. Выбранный текст появится в поле «Главная запись». Откроется диалоговое окно «Индекс ввода метки». Используйте клавишу 8 на клавиатуре, а не на цифровой клавиатуре.
- Выберите текст, который вы хотите ссылаться в индексе.
- Текст может быть словом или фразой или любым старым битом текста.
- Откроется диалоговое окно «Ввод указателя метки».
- Введите подменю в диалоговом окне «Запись индекса метки».
Это часть инструкции, написанной давно, еще для Word 6, для очень непродвинутых пользователей, но принципиальных отличий в новых версиях нет, кроме перестановки пунктов меню. Мы ведь любим Microsoft: сколько нас ждет «открытий чудных» после установки новой версии программы. Пара недель интеллектуальных поисков нужного - и можно отдыхать.
Так что, если кому интересно:
read more...
Вот несколько рекомендаций: окно предварительного просмотра вводит в заблуждение. Он показывает, как будет выглядеть ваш индекс, но не использует ваше фактическое содержимое индекса. В раскрывающемся списке «Форматы» выберите стиль для вашего индекса. Обратите внимание, что два столбца являются стандартными, или вы можете выбрать один столбец, который выглядит лучше на странице, особенно для более коротких документов. Вы можете использовать параметр «Выровнять по страницам».
- Поместите указатель вставки, где вы хотите, чтобы индекс отображался.
- Вы должны поместить индекс в конец вашего документа, чего ожидает читатель.
- Выберите кнопку «Вставить индекс» из группы «Индекс» на вкладке «Ссылки».
Создание вспомогательных указателей
Начинать создание указателя нужно с нажатия кнопки Непечатаемые символы
на панели инструментов, так как поля указателя вставляются невидимым текстом.
Для того, чтобы создать указатель, нужно пометить каждое слово, которое вы хотите вставить. Для этого нужно:
выделить нужное слово;
открыть в меню: Вставка: Оглавление и указатели: Указатель и нажать на кнопку Пометить;
в окне Основной элемент появится выделенный вами текст, его можно отредактировать, например, если у вас была выделена фамилия с инициалами перед ней, заменить ее на фамилию с инициалами после нее;
нажать на кнопку Пометить. На экране появится скрытый текст { XE "проверка" };
не закрывая окно пометки, щелкнуть курсором на тексте, перейти к следующему слову и повторить операцию { XE "проба"};
если вы хотите сделать отсылку, например, от псевдонима к фамилии, то в окне Основной элемент нужно набрать псевдоним, а в окне Перекрестная ссылка, предварительно отметив его (щелкнуть мышкой на кружочке рядом), нужно набрать фамилию, которая будет в указателе с номером страницы. На экране появится текст: { XE "проба" \t "См. проверка" };
но для того, чтобы эта страница отразилась в указателе, нужно ввести еще одну пометку, уже с настоящей фамилии в окне Основной элемент { XE "проверка" }. То есть, рядом с выбранным словом на месте курсора должно быть: { XE "проверка" }{ XE "проба" \t "См. проверка" }.
Если вы создаете многоуровневый указатель, типа:
Академии наук
Грузии
Молдавии,
то вам нужно в окне Основной элемент вставить элемент первого уровня, а в окне Дополнительный вставить элемент второго уровня, в текст вставится поле: { XE "Академия наук:Грузии" }. В поле все уровни будут следовать один за другим через двоеточие.
NB! Word всегда воспринимает двоеточие в поле имени как знак следующего уровня! Если уровней несколько, то соответственно столько раз через двоеточие перечисляются элементы всех уровней: { XE "проверка:текста:таблицы" }{ XE "проверка:текста:обычного" }.
Если вы хотите пометить большой отрывок текста, который расположен на нескольких страницах, то сначала на этот отрывок нужно поставить закладку. Для этого вы выделяете нужный вам текст, затем открываете меню Правка: Закладка. В окно Имя закладки вводите произвольное название без пробелов, до 40 знаков (лучше короче и попонятнее, так как в окне выбора закладок все сорок букв не помещаются), начиная его с буквы, и нажимаете кнопку Добавить. В окне пометки элементов указателя в окошке Основной элемент вы пишете название предметной рубрики, затем щелкаете на Параметры: Диапазон страниц, и в окошке Закладка пишете введенное вами ранее название закладки { XE "Проверка" \r "Проба1" }, где Проба1 - название закладки.
После окончания пометки всех элементов указателя вы открываете в меню Вставка: Оглавление и указатели: Указатель и нажимаете кнопку ОК.
В результате образуется указатель такого вида:
Академии наук
Грузии, 8
проба, 8. См. проверка
Проверка, 3–8; 9
текстаТакой способ создания указателя имеет свои недостатки. В окне пометки элементов указателя нельзя ввести неразделимые пробелы и дефисы, что часто приводит к тому, что в собранном указателе происходит отрыв инициалов от фамилии и перенос их на другую строку. Помимо этого, довольно утомительно все время переходить мышью из окна пометки в текст, выделять там слова и возвращаться в окно пометки. Встроенный стиль указателя имеет свои параметры, которые обычно не вполне соответствуют привычным. Так, как вы видели выше, после элемента указателя ставится запятая; номера страниц разделяются точкой с запятой; диапазон страниц указывается не тире, а особым значком с кодом 0150. Изменить это оформление нельзя, если пользоваться традиционным способом создания указателя.
обычного, 8
таблицы, 8, 9
Вместо вызова меню для пометки элементов указателя, можно воспользоваться автотекстом, как уже было показано выше для ввода кавычек.
NB! Предварительно, до назначения автотекста для элементов указателя, вам нужно изменить одну опцию в меню Сервис: Опции (Параметры): Автокоррекция (Автоформат). Здесь нужно снять опцию Заменять прямые кавычки на парные. Это сделать необходимо, иначе у вас указатель будет собираться некорректно: все элементы указателя будут в кавычках.
Далее вы открываете Вставка: Оглавление и указатели, нажимаете на кнопку Пометить, пишете произвольный текст, нажимаете на кнопку Пометить и во вставленном поле { XE "элемент"} вы удаляете слово, оставив только { XE "" }. После этого вы выделяете оставшееся, открываете меню Правка: Автотекст, в окошке Имя элемента пишете, например, букву ф (т. к. легко запоминается по смыслу: фамилия), нажимаете на кнопку Добавить. То же самое вы делаете для создания элемента с отсылкой: { XE "Отсылка" \t "См. Элемент" }. Текст { XE "" \t "См. " } назовите фс. Для диапазона страниц примените сочетание фд { XE "" \r "" }.
Далее вам нужно создать элемент автотекста для сбора указателя. Если вы выделите созданный вами ранее обычным способом указатель (для этого нужно щелкнуть мышью в самом конце собранного указателя на вертикальной полосе выделения (полоса выделения: не заполненная текстом полоса экрана, которая располагается с левой стороны экрана)), затем, не снимая выделения, нажмете клавиши Shift и F9 (функциональную, в верхнем ряду клавиатуры), то указатель превратится в такой текст: { INDEX \c "2" }. Здесь указано название поля, в которое собирается указатель и то, что указатель строится в две колонки. Чтобы изменить знаки, разделяющие страницы в указателе, нужно добавить еще несколько параметров. Ниже показано, какой вид должно иметь это поле, чтобы указатель собирался в две колонки, чтобы после элемента не было запятой, диапазон страниц разделялся тире. Последнее слово указывает на то, что указатель сохранит стили вашего шаблона. Изменив вид показанного выше поля, т. е. добавив в него нужные символы, соблюдая все пробелы, указанные в расположенном ниже поле, выделите его и пометьте в автотексте, например, буквами фу (фамилии - указатель). Если вам нужен указатель в одну колонку, то вместо с2 укажите с1, но это можно и не делать, так как вы всегда сможете изменить уже вставленный указатель, выделив его и открыв в меню Формат: Колонки.
{INDEX \c2\e" "\g"-"\h " "\l", "\* MERGEFORMAT }
Проделав один раз эту нелегкую работу, в дальнейшем вы можете пользоваться созданным вами автотекстом во всех документах Word, помечая элементы указателя таким образом: встаньте курсором рядом с нужным вам словом, отделив его пробелом (NB! если после слова есть точка, запятая, скобка и т. п., пробел можно не делать, так как автотекст все равно сработает), нажмите ф F3, вставится пустое поле. Перейдите курсором в поле между кавычек, наберите нужное слово, перейдите к следующему и повторите предыдущее. Можно совмещать набор текста и пометку указателя. Чаще всего это даже удобнее делать одновременно, так как не пропускаются фамилии и при считывании находится гораздо меньше ошибок. Закончив работу, в конце текста, с нового абзаца введите фу F3 и указатель соберется. Когда вы его проверите, исправите ошибки (в тексте! в полях пометки элементов), можно выделить созданный указатель, нажать F9, и указатель обновится, т. е. там появятся внесенные вами исправления.
NB! Довольно часто две как будто одинаковые фамилии встают в разные строки. Происходит это потому, что в одном случае вы ввели неразрывные пробелы между инициалами и фамилией, а в другом - обычные. Word их хорошо различает, хотя и не показывает на экране Word.6. В таком случае надо заменить пробелы в полях элементов указателя, и обе фамилии объединятся.
Два и более указателей в одном документе
Word может создавать только один указатель в документе, но можно, применив некоторые приемы, создать и несколько.
Если вы пользуетесь традиционной пометкой элементов указателя через меню, можно начинать те элементы, которые войдут в первый указатель, например, именной, цифрой 1; во второй, например, предметный,- 2; в третий, например, организаций,- 3 и т. д. Тогда указатель выстроится сначала по цифрам, а затем в алфавите следующих за ним букв, так как Word сортирует сначала цифры, а потом буквы. В окончательном варианте вы сможете разделить его на три, вставив между ними нужные заголовки.
Далее, выделив указатель, откройте меню Правка: Заменить, нажмите кнопку Специальный, выберите строку Маркер (Символ) абзаца, после того как в окошке Что появится ^p, вставьте рядом без пробела цифру 1. Затем в окошко Заменить на введите также Маркер (Символ) абзаца, нажмите на кнопку Заменить все; когда Word произведет замену в выделенном указателе, появится надпись: Продолжить поиск в оставшемся тексте? Нажмите на кнопку Нет.
Повторите указанную операцию с цифрой 2, 3 и т. п.
Если вы пользуетесь для создания указателя автотекстом, то можно внести изменения в элементы автотекста, создав несколько его вариантов для разных указателей. Для этого нужно добавить в текст полей в конец сочетание букв: \f i. Для именного, например, букву i, для указателя организаций букву o; для предметного указателя - p. Буквы должны быть латинские. А автотекст можно назвать русскими: и, ис, иу; о, ос, оу; п, пс, пу и т. п. Для именного автотекст будет такого вида: { XE "" \f i}{ XE "" \f i \t "см. " }{ index \f "i"\c\2\e" "\h " "\l", " \*MERGEFORMAT }. Собирать указатель вы будете в конце текста, вставляя в нужной вам очередности автотекст иу, оу и т. п.
Нумерация абзацев
При создании указателей часто приходится применять нумерованные описания для привязки к ним в дальнейшем вспомогательных указателей.
NB! Нельзя пользоваться для нумерации абзацев кнопкой Нумерованный список с цифрами 1, 2, 3 на панели форматирования. Эта нумерация очень затрудняет работу с текстом, а при переносе в издательскую систему вообще пропадает.
Нужно пользоваться полями автонумерации. Для этого нужно:
открыть меню Вставка: Поле: Автонумерация, выбрать Autonum, нажать ОК.
Для того, чтобы упростить этот процесс, можно назначить макрокоманду, которой можно будет в дальнейшем пользоваться во всех файлах Word. Для этого нужно:
открыть меню Сервис: Макрокоманда (Макрос), ввести в окно сверху имя макроса, нажать на кнопку Записать, в открывшемся окне нажать на кнопку Клавиша, назначить клавиши, которыми вы будете вставлять нумерацию, например, Alt ю, нажать кнопку Назначить, затем Закрыть;
после этого в левом верхнем углу экрана появится кнопка с двумя кнопками на ней: Стоп и Пауза;
далее вы последовательно, спокойно, по порядку выполняете все вышеназванные действия: Вставка: Поле: Автонумерация: Autonum. В текст вставляется цифра с точкой, затем вы нажимаете на кнопке на экране Стоп. Кнопка исчезает, макрокоманда записана.
Цифру можно выделить и удалить из текста, и попробовать нажать назначенную вами клавишу. Если при нажатии в тексте появляется цифра с точкой, то вы все сделали правильно, если нет, можно снова открыть меню Сервис: Макрокоманды (Макрос) удалить неудачно созданный вами макрос и повторить еще раз попытку.
Вместо мыши можно использовать клавиатуру. Для этого, чтобы открыть Меню: Вставка, нужно нажать Alt и подчеркнутую букву в этом слове в меню и т. п.
Если макрокоманда создана, то в дальнейшем при нажатии назначенных вами клавиш (Alt ю) в текст на место нахождения курсора будет вставляться автоматический порядковый номер выбранного вами абзаца, начиная от первого пронумерованного и далее. При перестановке абзацев местами, номера автоматически изменятся на порядковые.
NB! Абзацам с автонумерацией необходимо назначить особый стиль, параметры его могут не отличаться от Обычного, только название будет другим, Например, Нумерация.
Создание вспомогательного указателя с отсылками на номера библиографических описаний
Word создает указатели с отсылками на номера страниц. Для того, чтобы создать указатель с отсылкой на номера библиографических описаний, нужно начинать каждое нумерованное описание с новой страницы. Описание не должно занимать больше экранной страницы, тогда указатель будет верным. В компьютерную страницу входит примерно 2 страницы машинописного текста, если использовать более мелкий шрифт (меньше 10), можно вместить немного побольше, но размеры все-таки ограничены. Нам удавалось создать указатель на 3500 описаний (общий объем примерно 1000 машинописных страниц), но они, большей частью, были намного меньше компьютерной страницы. Основной текст и вспомогательные указатели пришлось разбить на отдельные файлы, так как при объединении их в один файл просто не открылся. Можно также разбить файл на главный документ и несколько поддокументов, оставив в главном вступление, содержание и вспомогательные указатели, а остальное разбить на логические разделы. Если указатель очень большой, то все-таки лучше пользоваться базами данных.
Если вы все-таки решились создавать такой указатель в Word, то пронумеруйте описания автонумерацией, как было показано выше. Она вам пригодится не только для создания указателя, но и для других целей. Далее, скорее всего, лучше воспользоваться копией файла, так как в нем необходимо сделать изменения, которые пригодятся только для создания указателей, а распечатывать файл в таком виде нельзя.
Можно выбрать один из двух вариантов:
1. Встать курсором перед номером второго описания. Воспользоваться меню Вставка: Разрыв, отметить строку Начать: Новую страницу. Вставлять разрывы нужно, начиная со второго описания, первое должно поместиться на одну, первую страницу. Таким образом 2е будет на второй странице, 3е - на третьей и т. п. Таким образом номера описаний будут соответствовать номерам страниц. Если вы захотите после создания указателя вернуть текст в первоначальный вид, нужно будет удалить все разрывы. Открыть меню Правка: Заменить, нажать кнопку Специальный, выбрать Разрыв страницы, в окне Заменить на не писать ничего. Тогда все вставленные вами разрывы удалятся, и текст обретет первоначальный вид.
2. Можно создать специальный стиль на основе Нормального (Обычного). Назвать его можно, например, НоваяСтраница. Открыв меню Формат: Стиль, нажмите кнопку Создать, введите название, как уже описывалось выше, он должен основываться на Нормальном (Обычном) и стиль следующего абзаца тоже должен быть Нормальный (Обычный). Нажмите кнопку Формат: Абзац, выберите закладку Положение на странице и отметьте опцию С новой страницы. Больше ничего не меняйте! Таким образом отличие созданного вами стиля от Нормального будет только в том, что абзац начинается с новой страницы. Не забудьте назначить этому стилю клавишу, так как если указатель большой, то выбирать этот стиль из списка на Панели форматирования будет очень утомительно.
Если вы создадите такой стиль в своем шаблоне, то по мере набора текста, после вставки номера абзаца автонумерацией, вы сможете нажать назначенные клавиши и этот абзац будет начинаться с новой страницы. Следующий абзац, если вы его не пометите этим стилем, будет обычным. Таким образом, вы одновременно будете набирать текст, нумеровать абзацы и разбивать текст для создания указателя. Если вы вставляете именные поля попутно с набором текста, то после окончания работы вы сможете сразу собрать указатель, не тратя время на однообразную работу по пометке и разбивке текста.
Когда вам нужно будет распечатать текст, сделайте его копию, если это не окончательный вариант работы и в дальнейшем возможно редактирование: перемещение описаний и пр., воспользуйтесь меню Правка: Заменить, нажмите кнопку Формат, выберите строку Стиль, найдите в списке стилей стиль НоваяСтраница, нажмите ОК, в окно Заменить на вставьте таким же способом стиль Обычный (Нормальный). Нажмите кнопку Заменить все. Файл приобретет нормальный вид, с автоматической разбивкой на страницы того размера, с теми полями сверху, снизу, справа и слева, которые вы зададите в Файл: Параметры страницы, или уже задали в самом начале работы.
После распечатки и редактирования, вносить измерения нужно в ту копию, которая содержит разбивку на страницы, копию для распечатки лучше всего удалить после распечатки, чтобы не было нескольких параллельных файлов с разной степенью редакции. Сохраняйте рабочий файл с именными полями, разбивкой на страницы и автонумерацией до окончания работы, так как если вам нужно будет поменять местами описания, нумерация автоматически изменится, и если в файле будут именные поля, то можно быстро создать новый вариант указателя.
Очень часто в указателях используются перекрестные ссылки от одного тематического раздела к другому и пр.: См. также №; Переиздания см. № и т. п.
В Word существует возможность вставлять такие ссылки. Меню Вставка: Перекрестная ссылка.
Если вы пронумеровали описания автонумерацией, то есть способ автоматического обновления этих ссылок при изменении расположения описаний. Для этого нужно сначала поставить закладки на номера тех описаний, которые вы хотите отразить в этих ссылках. Например, если вы хотите дать ссылку на описание: 1. Энциклопедический словарь..., то нужно щелкнуть мышью на номере, он выделится (NB! Выделить нужно только число с точкой, а не весь абзац!), открыть меню Правка: Закладка, ввести название закладки, как было указано выше, нажать кнопку Добавить. Повторить это для всех нужных вам описаний. Не стоит ставить закладки на все подряд описания, список будет очень большим, давать названия закладкам лучше осмысленные. Если описания начинаются с автора, лучше давать фамилию автора, если работ автора несколько, можно их пронумеровать, например, Беляев1, Беляев2, БеляевИванова1, БеляевИванова2 и т. п. Пробелов в названии закладки не должно быть. (Можно увидеть, куда вы поставили закладки, если вы в меню Сервис: Опции (Параметры): Вид пометите опцию Закладки. Тогда на экране вы увидите помеченный текст закладки заключенным в серые квадратные скобки. На печати они не отражаются).
После этого, встав курсором на то место, куда вы вставляете ссылку, вы открываете меню Вставка: Перекрестная ссылка, в окошке Тип ссылки выбираете Закладка, в окошке Вставить ссылку на выбираете Текст закладки, в окошке Для какой закладки выбираете нужное вам название и нажимаете кнопку Вставить. Вставится номер абзаца с точкой. Точку, к сожалению, нельзя удалить до окончания работы с файлом, если у вас несколько ссылок через запятую, ставьте вместо одной запятой две: 2., 10., и т. п. Когда вы подготовите окончательный вариант указателя, можно будет разорвать связи со всеми полями, и тогда это сочетание., автоматически можно будет заменить на запятую.
Эта довольно трудоемкая операция с закладками и ссылками имеет смысл, если у вас их много, возможна большая редакция текста, перестановка в последний момент описаний, вставка новых и пр. Подготовить текст к окончательной распечатке и сдаче в типографию все равно будет не очень трудно, хватит и одного рабочего дня. Зато у вас не будет описаний с номерами и буквами а, б, в и остальными буквами алфавита.
Вставленные вышеуказанным способом закладки можно всегда обновить. Для этого нужно выделить текст, или только то место текста, в котором имеются перекрестные ссылки и нажать клавишу F9. Старые номера описаний в ссылках заменятся новыми.
Алфавитный указатель произведений
На основе перекрестных ссылок, как показывалось выше, можно создать алфавитный указатель произведений. Принципы работе те же. Помечаете закладками пронумерованные автонумерацией описания сборников произведений писателя, затем выписываете (каждое с новой строки) в алфавитном порядке произведения из первого сборника и вставляете перекрестные ссылки на этот сборник к каждому заглавию произведения. Можно выписывать произведения и по порядку их расположения в книге, а после создания перечня выделить его, открыть меню Таблица: Сортировка текста и отсортировать По возрастанию. Далее нужно открыть второй сборник. К тем произведениям, которые уже есть в перечне, добавить ссылку на второй сборник, недостающие вставить и дать ссылку. Ссылки вставляются в виде 1. 2. 3. и пр., поэтому, как уже говорилось ранее, лучше их разделять пробелом и двумя запятыми, чтобы в конце работы можно было быстро заменить сочетание <.> на.
NB! Составление такого указателя целесообразно для небольших библиографий. Если количество произведений писателя очень велико, и они часто повторяются в различных сборниках, если вы хотите создать единый алфавитный указатель произведений как для авторских сборников, так и для периодики, то вы рискуете очень сильно увеличить файл и лишиться набранного текста, так как файл может не открыться. Поля занимают много места, а перекрестные ссылки в тексте еще больше перегружают файл. Например, удалось создать алфавитный указатель для 100 сборников, произведения в них повторялись от 1 до 40 раз. Но дальнейшие попытки включить в указатель периодику привели с утрате последней редакции текста. В него входило 3500 описаний. Опасность перегрузки файла можно заметить, когда начинаются затруднения с перемещением со страницы на страницу, а также сбой автонумерации в конце файла при перелистывании текста.
В связи со всем вышеизложенным, советуем большие и сравнительно сложные библиографические указатели создавать в базах данных. Word изначально не предназначен для таких сложных задач. И, как вы уже убедились, требуется придумывать обходные пути, чтобы получить желаемое.
Подпишитесь на новости
