Здравствуйте! Вы когда-нибудь слышали о таком документе, как «Штатное расписание организации»? А ведь это документ, на основании которого начисляется заработная плата, а также принимают и увольняют сотрудников. Сейчас мы постараемся подробно рассказать о том, какие функции выполняет ШР и как правильно его составлять.
Что такое «Штатное расписание»
Каждый из вас хоть раз в жизни бывал в отделе кадров какого-нибудь предприятия. Вы наверняка видели бесчисленное количество папок и личных дел сотрудников. Наверняка многим было интересно, как работники этого отдела собирают и запоминают информацию обо всех должностях, сотрудниках и т.д.
А все довольно просто. У них есть такой документ, как штатное расписание.
Штатное расписание (ШР) – это нормативный документ, в котором указывается информация обо всех должностях предприятия, количестве штатных сотрудников, размере их тарифных ставок и величина надбавок.
Другими словами, это документ, который содержит обобщенные сведения о количестве работников предприятия и имеющихся должностях. Помимо этого, в штатном расписании указывается размер заработной платы для каждой должности с учетом всех полагающихся надбавок.
Очень часто этот документ помогает руководителям предприятия в ходе судебных разбирательств. Например, из-за вынужденного сокращения штата сотрудников, был уволен рабочий и он подал на бывших руководителей в суд. В этом случае ШР является прямым доказательством правомерности действий ответчика.
Ввиду важности этого документа, все страницы нумеруются, шнуруются и скрепляются печатью.
- Скачать Образец приказа об утверждении штатного расписания
- Скачать Штатное расписание форма N Т-3
Функции штатного расписания
Как и любой документ, ШР выполняет ряд функций. Основными, из которых, являются:
- Возможность организации рабочего времени персонала;
- Начисление ежемесячной заработной платы сотрудникам;
- Официальное оформление вновь принятых сотрудников;
- Оставление правил внутреннего распорядка дня;
- Перевод оформленных работников с одной должности на другую и т.д.
Штатное расписание – обязательный документ
На каждом предприятии существует большое количество документации. Есть документы, которые ведутся в обязательном порядке, а есть те, которые создаются по необходимости. На вопрос «Является ли ШР обязательным документом?» нельзя дать однозначный ответ.
Все из-за того, что трудовой кодекс не предполагает обязательного наличия на предприятии ШР. Но если рассматривать этот вопрос, основываясь на требованиях Роскомстата, то получается, что данный документ необходим, т.к. он является первичной документацией для учета выплат по заработной плате.
Хотя в законодательстве нигде не прописаны четкие нормы, но большинство организаций ведет данный вид документации. Ведь основная часть государственных проверок начинается именно с изучения ШР.
На самом деле, наличие данного документа облегчает жизнь не только проверяющим, но и руководителям, отделу кадров и бухгалтерии.
Какой срок действия штатного расписания
Ни в одном официальном документе не указан точный срок действия ШР. Руководитель сам вправе указывать срок, на которой составляется этот документ. Чаще всего его переделывают каждый год, а в действие вводят с 1 января. При составлении ШР, указывается дата его действия. Но если не указать дату, тогда документ считается бессрочным и его не нужно переделывать.
Сколько и где хранится штатное расписание
На основании постановления Росархива, ШР, после окончания действия, должно храниться на предприятии в течение 3 лет. А срок хранения штатных расстановок составляет 75 лет.
Штатная расстановка – необязательный для каждого предприятия документ, который создается на основе штатного расписания. Он является мобильной версией ШР и включает более подробную информацию о сотрудниках компании (указывается ФИО рабочих, группа инвалидности и т.д.).
Кто составляет
Перед тем как приступить к созданию документа, руководитель издает приказ об изменении штатного расписания, где назначает сотрудника, который будет его составлять.
Это может быть абсолютно любой работник организации. Но чаще всего такую работу поручают сотрудникам отдела кадров, бухгалтерии или инженеру по нормированию труда.
Сколько копий ШР должно быть на производстве
При составлении ШР, делается одна его копия. Таким образом, оригинал и копия должны храниться в отделе кадров и бухгалтерии.
Изменение штатного расписания
Иногда в действующее ШР приходится вносить изменения. Делается это в нескольких случаях:
- Если происходит реорганизация фирмы;
- Если необходимо оптимизировать и улучшить трудовую деятельность аппарата управления;
- Если внесенные в законодательство изменения требуют внесения обязательных поправок в ШР;
- В случае изменения штатных единиц;
- Изменения должности в штатном расписании;
- Изменения оклада в штатном расписании.
Если изменения незначительны и не требуют создания нового ШР, тогда руководитель издает приказ о внесении изменений в штатное расписание. После чего ответственный работник вносит поправки в действующий документ.
При внесении изменений в штатное расписание, руководство не обязано письменно уведомлять об этом работников.
Второй способ внести поправки – это создать новое ШР.
При любых изменениях в ШР, поправки должны вноситься в трудовые книжки и личные карточки работников. Перед этим необходимо получить письменное разрешение на данное действие от сотрудников.
Например, если незначительно меняется формулировка названия должности, работник должен быть об этом письменно уведомлен. Только после этого вносятся изменения в его трудовую книжку.
Если изменения касаются величины окладов, в таком случае сотрудника уведомляют в письменной форме за 2 месяца. Эти поправки параллельно вносят и в трудовой договор.
Есть ли обязательная форма штатного расписания
Для составления ШР, чаще всего используют унифицированную . Она представляет собой бланк – таблицу, в которую необходимо вносить данные.
Большинство организаций берут форму Т-3 за основу и «подгоняют» под свое предприятие. Это разрешено, т. е. унифицированная форма этого документа не является обязательной.
В случаях, если предприятие имеет государственную форму управления, тогда штатное расписание оформляется по всем правилам.
Структура штатного расписания организации
ШР состоит из «шапки», таблицы и данных людей, которые подписали этот документ.
Первая часть документов содержит следующую информацию:
- Наименование организации, согласно учредительным документам;
- Дата начала действия ШР, его номер и срок действия. Нумерацию можно присваивать произвольную.
- Дата и номер приказа об утверждении штатного расписания;
- Общий штат сотрудников.
Вторая часть – это совокупность данных по всем должностям. Ее мы рассмотрим чуть позже.
В третьей части прописаны фамилии и должности людей, которые подписали этот документ. Чаще всего это руководитель кадровой службы и главный бухгалтер.
Как составить штатное расписание
Надеемся, что при заполнении «шапки» ни у кого вопросов не возникло, поэтому переходим к заполнению самой таблицы.
1 графа . Наименование структурного подразделения. Перечислять их нужно в порядке подчиненности. Например, администрация, секретариат, финансовый отдел, бухгалтерия и т.д.;
2 графа . Код подразделения. Нумеруем подразделения сверху вниз (01,02,03 и т.д.);
3 графа . Должность. Данные необходимо вносить в именительном падеже без сокращений, в единственном числе, руководствуясь квалификационно-тарифных справочникам;
4 графа . Кол-во штатных единиц. В данной графе указывается, сколько людей одной должности необходимо предприятию. Эта величина может быть как целой, так и дробной. Например, 2,5 может означать, что 2 сотрудника будет работать на полную ставку, и один на полставки;
5 графа . Величина оклада, тарифной ставки или бонусов. Указывается в рублях по каждой должности. Если, например, работает 2 бухгалтера, но руководитель платит им разную зарплату, то в штатном расписании указывается единый оклад, а в графе надбавки прописываются доплаты. То есть оклад работников на одной должности должен быть одинаковым;
6, 7, 8 графа . Надбавки за особые условия труда. Их может и не быть, тогда в графах ставятся прочерки. Но если работник трудится в ночное время, праздничные дни, убирает сан. узлы и т.д., тогда по закону ему необходимо выплатить определенную компенсацию;
9 графа . Всего за месяц. Суммируются данные по графам 5,6,7,8, после чего умножается на кол-во штатных единиц по каждой должности;
10 графа . Примечание. Может указываться локально-нормативный акт, на основании которого осуществляется оплата труда;
После внесения данных, необходимо подбить итог по 4 и 9 колонке. Таким образом, мы узнаем количество штатных единиц в штатном расписании и месячный фонд оплаты труда.
Утверждение штатного расписания
Согласно правилам утверждения штатного расписания, после составления и проверки всех данных, ШР подписывает руководитель, главный бухгалтер и начальник отдела кадров. После чего руководитель предприятия издает приказ о введении данного документа в действие.
Заключение
ШР – это не обязательный, но очень важный документ любой организации. На его основании можно или принять нового. Помимо этого, с его помощью начисляется заработная плата сотрудникам предприятия.
Данный документ не строго регламентирован, поэтому его можно «подгонять» под каждую организацию и переделывать в случае необходимости. Это палочка-выручалочка руководителя в период проверок государственных органов.
Работа каждого предприятия базируется на основании законодательных актов различного уровня подчинения. Большую роль в жизни любой организации играют локальные документы, приняты и изданы для самого предприятия.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .
Это быстро и БЕСПЛАТНО !
К документам локального характера относится и штатное расписание. Ниже раскрыты особенности и особенности оформления этого важного документа.
Что это за документ?
Штатное расписание – нормативный акт локального характера. Базируется на основании Устава предприятия.
Для унификации Постановлением Службы Государственной статистики была утверждена форма Т-3.
На предприятиях используется для оформления штатной численности сотрудников, их состава и структуры.
Включает в себя:
- Наименование отделов, присвоение им кода.
- Название должностей, специальностей, профессий, разряда, класса квалификации.
- Количество сотрудников, оклад, надбавки.
Штатное расписание призвано:
- Сформировать организационную структуру предприятия.
- Сформировать численность подразделений и штатных единиц.
- Сформировать систему оплаты труда сотрудников.
- Установить надбавки и их размер.
- Облегчить подбор персонала на вакансии.
Что говорит закон?
Нормативная база
- Трудовой кодекс. Ст. 15 и 57 содержат упоминания о штатном расписании. Это связано с тем, что обязанности, права и оплата труда работника исходят из штатного расписания.
- Инструкция по . Указано, что все записи заносятся в трудовую книжку на основании штатного расписания.
Нормативного акта, в котором указана обязанность по ведению штатного расписания, нет. Несмотря на подобную «дыру в законе», все контрольные службы запрашивают данный документ.
С его помощью проверяется и собирается информация о сотрудниках, вознаграждении о проделанной работе и т. д. Поэтому его отсутствие – это нарушение закона о труде и влечет за собой наложение штрафа.
Вывод: штатное расписание должно быть на каждом предприятии.
Ответственные лица. Кто подписывает?
Права подписи в штатном расписании имеет руководитель предприятия, начальники отдела кадров и бухгалтерии. Это значит, что ответственность за составление, оформление, внесение изменений несут сотрудники данных служб.
Подпись ставится в конце документа. В случае если штатное расписание состоит из не одной страницы, подписи ставятся на последней странице в специальных строках для подписи.
При первичной разработке штатного расписания графа для подписей может вноситься на каждую страницу документа.
Когда и как вносить изменения?
Нужно каждый год вносить изменения или нет решает каждый руководитель отдельно. Это плановый документ и желательно обновлять его ежегодно.
Ежегодное обновление позволит координировать количественный и качественный состав работников.
При необходимости введения или снятия должностей, упразднения или добавления отделов утверждать новый документ можно реже или чаще.
Внесение изменений возможно несколькими способами:
- Изменение в целом. Ему присваивается новый регистрационный номер и ратифицируется приказом (распоряжением).
- Выборочное изменение. Следует зарегистрировать в приказе или распоряжении. Данный способ возможен, если корректировки не существенны.
Внесенные изменения в штатное расписание влияют на уже работающий персонал, соответственно корректировки следует вносить в трудовые документы тех сотрудников, которых они касаются.
Это может быть изменение должности, отдела, дополнительные обязанности, изменение , .
При изменении должности, сотрудник должен быть в письменной форме проинформирован за два месяца.
Таким образом, внесение изменений состоит из этапов:
- Согласие сотрудника на внесение корректировок в расписание которые его касаются.
- Написание и принятие приказа (распоряжения) о внесении корректировок.
- Написание и принятие приложения к с работником, которого касаются изменения.
- Запись полученных изменений в трудовую книжку.
Как составить штатное расписание правильно?
Порядок, этапы и правила заполнения
При написании штатного расписания следует ссылаться организационную структуру предприятия.
Это связано с тем, что при составлении расписания необходимо указать подразделения, которые входят в состав предприятия. Далее заполняется стандартизированная форма.
Этапы внесения данных в стандартизированную форму:
- Указать название предприятия согласно учредительным документам. При наличии сокращенного названия его также необходимо указать – в скобках или строкой ниже.
- Указать код ОКПО.
- Указать порядковый номер, согласно Журналу регистрации документооборота. При многократном внесении корректировок следует ввести отдельную нумерацию (например, с буквенным значением).
- В специальную графу вносится дата составления документа. Может не всегда совпадать со временем вступления его в силу. В связи с этим в унифицированной форме есть графа, в которой указывается дата, с которой оно вступает в силу.
- В графу «Штат в количестве … единиц» вносится число должностных единиц.
- Заполняются графы.
Разделы, графы и их особенности
Раздел 1 «Наименование структурного подразделения»
Вносятся отделы, представительства, филиалы.
Данные вносятся сверху вниз.
В первой строке указывается руководство предприятия. Далее следуют финансовый отдел, бухгалтерия, кадры, отдел по экономическим вопросам.
После заполнения граф отделами первого уровня подчинения необходимо внести данные о производстве.
Указываются все цеха и участки. После этого уровня заносятся данные об обслуживающих подразделениях (склад, например).
Раздел 2 «Код структурного подразделения»
С помощью данного раздела четко прослеживается иерархическая структура предприятия.
С целью облегчения заполнения данной графы следует воспользоваться отраслевыми классификаторами.
Любому структурному подразделению назначается определенный код в целях облегчения ведения документооборота.
Присвоение начинается с крупных к мелким. Например, департамент – 01, отделы в департаменте – 01.01, 01.02 и т. д., в отделе группа 01.01.01 и т. д.
Графа 3 «Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации работника»
Заполняется раздел на основе Классификатора профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов.
Для организаций, которые финансируются из федерального бюджета, использование классификатора является неотъемлемой частью процесса документооборота.
Вносятся данные в данную графу в соответствии с особенностями деятельности каждого предприятия.
Раздел 4 «Количество штатных единиц»
Содержит данные о количестве рабочих единиц. Штатные единицы бюджетной организации утверждаются вышестоящими организациями.
На предприятии не бюджетных форм собственности штатные единицы определяются его потребностями и экономической целесообразностью. Если на предприятии есть штатные единицы работающие на 0,5 или 0,25 ставки, то при заполнении данного раздела указываются доли.
Свободные рабочие места вписываются в количестве вакантных единиц штата.
Пример штатного расписания со ставкой 0,5:
Раздел 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр.»
В данном разделе содержатся данные о заработной плате по должностям.
С помощью тарифной ставки осуществляется вознаграждение работников за выполненные обязанности согласно трудовому договору. Данный способ оплаты активно используется на государственных предприятиях и организациях. При тарификации окладов необходимо ссылаться на Единую тарифную сетку.
Оклад – фиксированное вознаграждение за выполнение обязанностей, которые непосредственно указаны в трудовом договоре.
Формирование оклада осуществляется за определенный промежуток времени (месяц, квартал, полугодие).
Установление оклада работников бюджетных организаций основывается на Единой тарифной сетке. Предприятия частных форм собственности исходят из финансовых возможностей, но не ниже минимального размера оплаты труда, куда не входят премии, надбавки, выплаты за особые условия труда и т. п.
Данные указываются в рублях.
Раздел 6-8 «Надбавки и доплаты»
Содержит данные о стимулирующих выплатах, компенсациях (премии, ), установленные законодательством РФ («северные», за ученную степень) и введенных по усмотрению организации (связанные с условиями труда).
Для предприятий и организаций, которые финансируются из государственного бюджета, размер надбавок устанавливается Правительством РФ, для частных – руководством предприятия.
Надбавки устанавливаются в виде процента от оклада. Доплаты – фиксированная выплата.
Раздел 9 «Итого»
Суммируются графы 5 — 8. Указываются все расходы в течение месяца.
Раздел 10 «Примечание»
В графу вносятся изменения, уточнения по штатному расписанию.
Когда составляется и утверждается?
Составляется штатное расписание при открытии нового предприятия, филиала, дочерней компании и т. д. и при внесении существенных изменений.
В связи с тем, что заработная плата выплачивается ежемесячно, наиболее корректно дату вступления в действие назначить на первое число месяца.
Утверждается штатное расписание на основании приказа или распоряжения за подписью руководителя предприятия или уполномоченного лица.
Также в штатном расписании в графу «Утверждено» следует внести соответствующие реквизиты. Далее данные заносятся в Журнал регистрации, после чего номер вносится в приказ. Далее после процедуры утверждения штатное расписание отправляется на хранение.
Образец заполнения 2019:
Важные нюансы
Округление штатных единиц
При введении штатной численности в штатном расписании могут присутствовать целые единицы и дробные.
Существует два варианта округления штатных единиц:
- Округление осуществляется по каждому подразделению.
- Округляются штатные единицы по нескольким подразделениям.
При этом:
- Ставки менее 0,13=0, т. е. откидываются.
- Ставки 0,13–0,37 приравниваются к 0,25 штатной должности.
- Ставки 0,38-0,62 округляются до 0,5 ставки.
- Штатные ставки 0,63-0,87 приравниваются к 0,75 ставки.
- Свыше 0,87 — полная ставка.
Составление штатного расписания для индивидуальных предпринимателей
Согласно законодательству индивидуальный предприниматель может нанять работников. С момента принятия работников он становится работодателем и должен вести штатное расписание. Исключение составляют случаи, когда подробно обязанности, форма деятельности работника расписаны в трудовом договоре.
Штатное расписание помогает избавиться от трудностей непредсказуемых ситуаций при работе со штатом.
При составлении штатного расписания для индивидуальных предпринимателей стоит придерживаться тех же принципов и правил, что и для крупных компаний.
Но как минимум стоит заполнить Графы 1-5.
Разработка штатного расписания в бюджетном учреждении
Штатное расписание — неотъмлемая часть работы любой бюджетной организации. Составляется также согласно стандартизированной форме Т-3 согласно всем вышеперечисленным принципам и особенностям.
Однако для бюджетных учреждения в обязательном порядке является использование:
- Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов.
- Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих.
- Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих (ЕТКС).
При составлении и введении штатного расписания на государственных предприятиях необходимо ссылаться на отраслевые нормативно-правовые акты.
Ознакомление сотрудников
В нормативно-правовых актах, касающихся трудовых вопросов, указано: работодатель обязан ознакомить работников с внутренним трудовым распорядком, а также прочими нормативными актами локального характера, которые непосредственно влияют на его трудовую деятельность.
Ознакомление осуществляется под роспись. Соответственно, если штатное расписание — нормативный акт локального характера, то ознакомление с ним должно осуществляться так же.
Из вышесказанного следует сделать вывод о необходимости ведения штатного расписания на любом предприятии. Для упрощения работы со штатом принята стандартизированная форма Т-3. Ее использование упростит работу и взаимодействие с контролирующими органами.
Обязательно ли в штатном расписании указывать на какой срок оно составляется? И если допустим, мы утвердили штатное расписание на 1 год и в течении этого года оно не изменялось, нужно ли утверждать новое штатное расписание на следующий год ели этот год уже закончился?
Ответ
Ответ на вопрос:
Штатное расписание - документ, который не ограничивается определенным периодом действия. Необходимость утверждения нового штатного расписания или внесения изменений в действующее штатное расписание работодатель определяет самостоятельно. Поэтому, утверждая штатное расписание, у работодателя нет необходимости указывать период его действия.
Не пропустите: главная статья месяца от эксперта-практика
Как не ошибиться в пяти главных графах штатного расписания.
Если же вы издали приказ об утверждении штатного расписания на 1 год, по истечении года, вы можете издать приказ о продлении срока действия штатного расписания. В приказе можно указать, что штатное расписание, утвержденное приказом от (дата) №, действует до его отмены.
Кроме того, у Вас есть возможность утвердить новое штатное расписание, и при этом в приказе не указывать срок действия документа.
Эксперт делится важной информацией о штатном расписании 2017 в материале по ссылке.
Подробности в материалах Системы Кадры:
1. Нужно ли ежегодно утверждать новое штатное расписание
Нина Ковязина, заместитель директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России
Нет, не нужно.
Штатное расписание не имеет срока действия. Поэтому утверждать документ заново каждый год или с другой фиксированной периодичностью не нужно. и утверждать новое нужно только по мере необходимости в случае организационных изменений: расширения или сокращения штата или численности (). Если никаких изменений в структуре численности и штатного состава нет, то и необходимости обновлять документ не возникает.
С уважением и пожеланием комфортной работы, Татьяна Козлова,
эксперт Системы Кадры
Самые важные изменения этой весны!
-
В работе кадровиков произошли важные изменения, которые надо учитывать в 2019 году. Проверьте в формате игры, все ли нововведения вы учли. Решите все задачи и получите полезный подарок от редакции журнала «Кадровое дело». -
Читайте в статье: Зачем кадровику проверять бухгалтерию, нужно ли сдавать новые отчеты в январе и какой код утвердить для табеля в 2019 году -
Редакция журнала «Кадровое дело» выяснила, какие привычки кадровиков отнимают много времени, но при этом почти бесполезны. А некоторые из них даже могут вызвать недоумение у инспектора ГИТ. -
Инспекторы ГИТ и Роскомнадзора рассказали нам, какие документы теперь ни в коем случае нельзя требовать у новичков при трудоустройстве. Наверняка какие-то бумаги из этого списка есть у вас. Мы составили полный список и подобрали для каждого запретного документа безопасную замену. -
Если выплатите отпускные на день позже срока, компанию оштрафуют на 50 000 руб. Уменьшите срок уведомления о сокращении хотя бы на день – суд восстановит сотрудника на работе. Мы изучили судебную практику и подготовили для вас безопасные рекомендации.
Чтобы узнать какие профессии существуют и сколько получают сотрудники, занятые на них, необходимо посмотреть штатное расписание. Этот документ является одним из основных на предприятии, в нем закрепляются не только зарплата, но и необходимая для деятельности численность работников. В связи с важностью документа, штатное расписание на 2019 год оформляем по всем правилам.
Штатное расписание по форме Т-3 - это локальный нормативный акт, закрепляющий на предприятии его организационную структуру.
А также перечень профессий, существующих в компании с указанием числа необходимых для деятельности людей. Фактически документ полностью состоит из таблицы, где данные сгруппированы по отделам.
Зарплата в нем отражается за календарный месяц, с расшифровкой по ее составляющим частям. Исходя из этих показателей определяются расходы компании на привлечение наемного труда, составляются различные планы, а также осуществляется принятие важнейших решений в области управления фирмой.
Штатным расписанием руководствуются при внесении данных в сотрудников - это соглашение должно содержать название профессии работника, соответствующее строго утвержденному штатному расписанию, а также определенный размер зарплаты.
На основании этого документа также кадровый специалист может определить наличие вакансий. Для этого им необходимо сведения из штатного расписания сравнить с фактическим числом принятых работников. Если на предприятии существует потребность, инспектор по кадрам подает заявку в службу занятости.
Внимание! Законодательство не закрепляет данный локальный акт в составе обязательных нормативов, которые должны быть в каждой фирме. Однако, если на предприятии принимается решение о проведении установленных государством процедур (например, увольнение по сокращению штата), то штатное расписание должно существовать.
К тому же другие локальные акты компании могут предусматривать обязательное наличие его в фирме. К ним в первую очередь относится . А также необходимость существования на предприятии штатного расписания может устанавливать ссылка в трудовом контракте с работником к нему.
При этом каждому руководителю следует помнить, что его компанию могут привлечь к ответственности не за отсутствие штатного расписания, а за его неправильное оформление.
ООО и ИП – кто должен составлять штатку?
ТК РФ в части регламентирования обязательных условий устанавливает необходимость соответствия указанной в договоре профессии и соответствующей ей зарплаты данным штатного расписания хозяйствующего субъекта.
Отсюда можно сделать вывод, что штатное расписание обязательно должно быть в компании или предпринимателя, если у них существуют трудовые контракты.
Таким образом, если ИП работает самостоятельно без привлечения наемных сотрудников, штатное расписание он не должен составлять. Привлечение им исполнителей по гражданским договорам также не потребует оформление этого локального акта.
ООО и другие формы организации юридического лица, у которых есть хотя бы договор с директором фирмы, уже должны разрабатывать и использовать штатное расписание.
Создание штатного расписания в компаниях, в основном, возлагается на специалистов кадровой фирмы, которые проводят ряд мероприятий по определению трудозатрат по каждой указанной в этом акте профессии. На основе полученных изысканий определяют требуемое количество работников, чтобы предприятие могло осуществлять свою деятельность.
Если численность работников на предприятии незначительна, данная обязанность может быть возложена на бухгалтера, экономиста, юриста или самого руководителя.
Требования к документу
Законодательство не требует соблюдения каких-либо особых правил в отношении штатного расписания, за исключением того, что должность или профессия, указанная в нем, должна соответствовать должностям и профессиям, которые работодатель записывает в трудовых соглашениях, оформляемым с каждым работником.
- Рекомендуется придерживаться формы штатного расписания, которая установлена Росстатом (форма Т-3).
- Утверждать локальный акт следует приказом руководителя.
- Допускается составление штатного расписания на нескольких листах, при этом прошнуровывать и скреплять их подписью и печатью необязательно. Можно просто скрепить листы скрепкой.
- В некоторых ситуациях профессии, отраженный в штатном расписании обязательно должны соответствовать справочникам профессий и должностей, а также помимо названия надо еще отражать в документах их шифры (Например, наличие профессий с опасными и вредными факторами).
- Наличие на штатном расписании фирменной печати не является обязательным.
- При изменении штатного расписания, если они незначительные, можно просто издать приказ на эти коррективы, а само штатное оставить в прежнем виде.
Скачать бланк и пример заполнения формы Т-3 на 2019 год
Образец заполнения штатного расписание
Для оформления штатного расписания была разработана специальная форма Т-3. Однако она не является строгой к применению - фирма может ее изменить, исходя из собственных нужд, либо разработать свою собственную, с применением обязательных реквизитов. Штатное расписание на 2019 год оформляем по всем правилам по предложенной ниже инструкции.
Внесение информации в штатное расписание начинается с указания наименования компании, а в специальном поле справа - согласно справочнику ее .
Далее проставляется номер текущего штатного расписания. Его необходимо присваивать исходя из количества документов, которые ранее использовались в этом году. Рядом записывается дата, когда было составлено данное расписание.
Следом записывается дата, с которой документ начинает действовать. Она может быть аналогична дате составления, либо наступать позднее. Однако недопустимо, чтобы день начала действия был раньше, чем день оформления документа.
Правее от этого поля располагаются графы, в которые записываются сведения о приказе, утвердившем документ (его номер и дата), а также общее количество штатных единиц в нем.
Сам документ выглядит как большая таблица.
Графа таблицы «Структурное подразделение» должна содержать наименование отдела, согласно разработанной организационной структуре. В том случае, когда вместе с письменным обозначением отдела введено еще и цифровое, оно должно быть указано в следующей графе.
Как правило, код формируется из цифр, либо первых букв наименования отдела. Однако если у компании открыто несколько филиалов или обособленных подразделений, то в код отдела можно также включить обозначение города, код региона и т. д.
В графу «Должность» необходимо записать название должностей, которые присутствуют в компании. Очень важно оформить структуру документа таким образом, чтобы после указания названия подразделения в предыдущей графе столбцом перечислялись входящие в него должности.
Рекомендуется при указании наименований должностей руководствоваться справочником ОКПДТР. Но для коммерческих компаний это правило не является обязательным к использованию. В то же время бюджетные учреждения обязаны заносить в штатное расписание должности только из этого справочника, и дополнительно еще указывать разряд либо класс работника.
бухпроффи
Важно! Коммерческая компания обязана указывать разряд и класс у тех должностей, которые относятся к вредным либо опасным. Этот факт имеет значение при установлении льготного стажа и времени досрочного выхода на пенсию.
В графу «Количество штатных единиц» вносится число работников, которые должны быть приняты на эту должность. Если по ней предусматривается также прием совместителей, то их количество записывается дробным выражением, соответствующем размеру выплачиваемой ставки - например, 0,5.
В графу «Размер оклада» записывается тот оклад, который работник будет получать во время работы на этой должности. Нужно помнить, что точно такой же оклад записывается и в трудовом соглашении с сотрудником.
Также следует учитывать:
- Если на предприятии либо в отношении данной должности принята сдельная форма оплаты, то в данную графу записывается размер заработка, полученный путем умножения тарифной ставки на объем созданной продукции за месяц.
- Если для данной должности введена почасовая оплата, то в этой графе можно записать размер оплаты труда за один час. После этого в этой же строке, но в графе «Примечание» необходимо указать – «Почасовая оплата труда», а также сделать отсылку к распорядительному документу, который установил данную особенность.
Далее следует несколько граф, объединенных одним подзаголовком «Надбавки». Сюда нужно записывать сведения о различных стимулирующих выплатах, если таковые имеются и установлены Положением о зарплате, Положением о премировании либо другими внутренними актами. Размер премии может записываться не только фиксированной суммой, но также в виде процента, коэффициента и т. д.
В графу «Всего» записывается общий фонд зарплаты по этой должности. Он рассчитывается как умножение размера зарплаты на число штатных единиц.
В графу «Примечание» нужно заносить различные пояснительные надписи. Например, если на момент оформления нового штатного расписания по какой-либо должности есть вакансия, то этот факт необходимо отразить в данной графе.
Завершается составление документа путем подсчета и указания общего количества штатных единиц и общего фонда оплаты труда.
После этого полностью составленный документ должен быть подписан главным бухгалтером и кадровым сотрудником, ответственным за его оформление.
Порядок утверждения штатного расписания
Шаг 1. Разработать документ
Прежде всего необходимо выявить все потребности организации в штатных единицах составить предлагаемую к рассмотрению форму штатного расписания.
Шаг 2. Издать приказ руководителя
Введение в действие штатного расписания производится путем издания приказа, который утверждается руководителем фирмы. Для него нет обязательной формы - такое распоряжение можно составить на фирменном бланке в произвольном виде. Главное, чтобы приказ об утверждении штатного расписания включал в себя дату, с которой начинает действовать новый документ.
Причем такая дата может как быть одинаковой с датой принятия приказа, так и наступать заметно позднее. Однако вводить в действие штатное расписание задним числом нельзя. Не получится указать в приказе дату, которая на момент его принятия уже прошла.
Если в компании принято, что каждый год нумерация всех значимых документов начинается сначала, то выполнять нумерацию штатного расписания можно по тому же принципу. Причем это будет наиболее целесообразным, если изменения штатного расписания каждый год носят массовый характер - это будет избавлять от больших номеров документа в будущем.
Внимание! Если вводится в действие новое штатное расписание, то в него целесообразно включить пункт об отмене действия старого, которым руководствовалась кадровая служба до этого времени.
Шаг 3. Ознакомить сотрудников компании с принятым документом
Все принятые в компанию сотрудники должны быть ознакомлены с действующими в ней локальными нормативными актами, которые затрагивают трудовую деятельность. Данные документ не затрагивает напрямую трудовую деятельность и по мнению Роструда с ним знакомить работников не обязательно.
Внимание! Если в трудовом контракте или коллективном договоре оклад сотрудников устанавливается на основании утвержденного в компании штатного расписания, то с ним обязательно нужно ознакомить всех работников. Для этого можно применять .
Порядок внесения изменение в штатное расписание
Этот документ должен сохранять свою актуальность в любое время. Поскольку штатку периодически запрашивают во время проверок государственные органы, необходимо своевременно вносить в нее все возникающие изменения.
Порядок внесения изменений в штатное расписание будет прямо зависеть от того, какое количество изменений нужно отразить в документе:
- Если их большое количество, то проще полностью отменить старое штатное расписание, и ввести в действие новый документ, учитывающий все необходимые изменения.
- Если же количество правок, которые нужно внести в штатку небольшое, тогда ответственному работнику лучше всего составить приказ о внесении изменений в штатное расписание.
Обычно можно выделить следующие ситуации, при которых требуется выполнить изменения в документе:
- Создание новых отделов или подразделений;
- Организация новых должностей;
- Изменение названия имеющихся должностей;
- Изменение оклада либо ставок работников;
- Закрытие отдела, подразделение, штатной единицы.
Если изменение штатки влечет за собой изменение условий труда работника (изменение оклада, должности и т. д.), то обязательно необходимо предварительно получить у него письменное согласие. А после того, как новый документ будет введен в действие, с сотрудником оформляется дополнительное соглашение к договору, которое учитывает все сделанные изменения.
С новым приказом нужно познакомить всех тех работников, которые далее будут заниматься оформлением необходимых документов. Также в список ознакомления можно также внести и тех сотрудников, которых напрямую будут затрагивать производимые изменения.
Если в приказе производится введение новых должностей, то нужно указать их наименование, а также какое количество штатных единиц организовывается. Этот документ принимается незамедлительно, если им не затрагиваются интересы каких-либо из уже нанятых работников.
Внимание! Если производится сокращение количества единиц, то в составленном документе нужно записать название, количество выводимых штатных единиц и дату введения приказа в действие. При этом нужно помнить, что процесс сокращения - это долгий процесс, при котором необходимо своевременно уведомить как самих работников, так и компетентные органы.
Срок уведомления может составлять 2-3 месяца, в зависимости от количества сокращаемых человек. Также, закон определяет виды работников, которых сокращать нельзя.
Периодичность составления документа и сроки хранения
Обычно штатное расписание оформляется сроком на год, и действительно в течение всего этого периода. Однако если организация маленькая, и движение штата в ней происходит очень редко, можно принять этот документ сразу на несколько лет вперед.
После того, как производится внесение изменений в штатное расписание, предыдущий документ перестает действовать и утрачивает юридическую силу. Однако, оно еще некоторый период должно храниться на предприятии, потому, как обычно, проверки затрагивают несколько предыдущих периодов. А это как правило, до 2-3 лет.
Внимание! Существует правило, по которому недействительное штатное расписание должно храниться в архиве еще как минимум 3 года с момента завершения действия. Это же правило распространяется и на документы, при помощи которых производились изменения в штатном расписании.
