Здравствуйте дорогие читатели – сайт!

Сегодня я покажу, как сделать красивый для E-mail рассылки.

Уже давно ни для кого не секрет, что весь бизнес в Интернете построен на E-mail маркетинге.

Каждый день с помощью информационных рассылок инфо-бизнесмены, блоггеры и контактируют со своими подписчиками, предлагая им различные товары и услуги.

Но, что бы на такое предложение обратили внимание, а не сразу отправили в папку «спам», нужно привлечь к нему внимание.

Для этого будет уместным сделать красиво оформленный HTML шаблон письма.

Специально для Вас я подобрал тестовый шаблон, который будет наглядным пособием.

Что и как мы будем делать?

Мы будем создавать самый простой HTML шаблон письма (), который будет состоять из основного диалогового окна и двух вторичных колонок.

Создание каркаса и таблицы-контейнера

Для начала нам нужно сделать HTML каркас нашего письма. Выглядеть это будет так:

Обратите внимание, что ширину таблицы я задал 99% , оставив вокруг небольшое расстояние. Это не моё личное желание, а требование некоторых почтовых Веб-клиентов таких, как Gmail и Yahoo . Остальная часть нашей электронной почты будет находиться в этой одной ячейке таблицы, которая расположена по центру.

Следующий шаг заключается в создании обёртки таблицы фактического содержания письма. Сохраняйте максимальный размер конструкции не более 600 пикселей:

Вместе с тенью света на белом фоне наш шаблон письма был растянут до 640px , но его рабочая зона по-прежнему осталась равной 600px .

Создание шапки

Теперь, когда основная таблица создана, пришло время браться за её наполнением необходимым содержимым. Я начну с самого верха шаблона письма и потихоньку, буду опускаться вниз.

Верхняя строка

Начиная с этого момента, я буду исключать ранее написанный код (рамки таблицы).

Таким образом, первая строка электронной таблицы имеет синий фон с белым шрифтом и ссылку на веб-версию письма. Очень важно снарядить Ваше письмо такой ссылкой, так как не все почтовые клиенты выводят его содержимое одинаково правильно.

Возникли проблемы при просмотре этого письма? Щелкните здесь для просмотра.

А за её внешний вид отвечает CSS стиль:

/* Fonts and Typography */ .footer { font-family: Arial,Helvetica,sans-serif; font-size: 11px; color: #fff; padding-right: 20px; }

Логотип и иконки социальных сетей

Опускаясь ниже, мы видим логотип и , которые расположены на одном уровне.

За их вывод отвечает вот такой код:

Вдобавок, ко всем нашим изображения в HTML шаблоне письма добавляются следующие стили:

/* Backgrounds */ .email_background { width: 640px; background: url("email_images/email_bg.jpg") repeat-y; } /* Images */ img { display: block; border: none; }

Таким образом, социальные иконки сидят на своих местах в собственных вложенных ячейках таблицы и не имеют отношения к другим разделам письма. Это позволяет их менять по мере появления соответствующей необходимости.

Добавление содержания

Сначала мы начнём с добавления первого изображения, которое в данном дизайне имеет размер 560px на 210px . Вы также можете увидеть милую деформированную тень под изображением, которая была сделана отдельно, что позволяет быстро менять изображения, не теряя тень. Давайте перейдем к коду:

Здесь мы создали новую строку для показа больших изображений, установив ширину до 560px с добавление 20px отступов с обеих сторон. Те же действия мы проделали и с тенью.

Добавление заголовка и содержания

Перемещаясь ниже, мы видим заголовок основного материала и непосредственно само содержимое. Здесь за вывод контента отвечает вот такой код:

This is your featured story

Существует мнение, что Паттайя стала популярным курортом благодаря тому, что тут часто отдыхали американские моряки, которых впрочем, тут и сейчас большое количество и они всегда в окружении нескольких таек. Естественно среди наших соотечественников он менее популярен, чем Египет и Турция. Но родную речь тут слышно повсеместно)) и в торговых комплексах во время шоппинга и во множестве здешних баров)). Паттайя в основном знаменита своей ночной жизнью, морем и текстилем. Конечно, кроме всего прочего тут можно найти множество других интересностей. Здесь можно брать в прокат любой транспорт, в том числе и джипы и скутеры. Для любителей мототехники тут вообще райский уголок. Чтобы взять в аренду мотобайк права могут даже и не потребовать, всего за 100-500 бат (плюс залог в размере 2 000 бат) можно арендовать приличный скутер и погонять в свое удовольствие!

Чтобы изменить внешний вид заголовка и текста шаблона письма, достаточно воспользоваться следующими стилями:

H1 { color: #e95f03; font-family: Futura, Verdana, Sans-Serif; padding: 0; margin: 0; font-size: 24px; font-weight: normal; } .content { padding: 0; margin: 0; } p { font-family: Arial, Helvetica, sans-serif; font-size: 13px; line-height: 20px; }

Дополнительное содержимое

Теперь мы переходим к дополнительному содержимому нашего шаблона. Как Вы уже заметили оно разбито на две колонки. В каждой из колонок присутствует фото, заголовок и небольшое превью. Всё это создаётся при помощи вот такого кода:

This is a secondary headline	This is a secondary headline
Несмотря на погубленную репутацию Паттаи, здесь можно узнать, что пресловутый тайский массаж - не только прикрытие для борделей. В Таиланде действительно делают неплохой массаж, а лучшими специалистами в этом искусстве считаются слепые мастера. Их секрет заключается в повышенной чувствительности пальцев.	Центральная улица и сердце Паттайи, которая никого не оставляет равнодушным. Местный Арбат, Таймс-Сквер и Содом с Гоморрой в одном стакане, «Уокинг Стрит» – настоящий источник любви и ненависти как для местных жителей, так и для приезжих. Говорим «Паттайя», подразумеваем Walking Street.

Здесь нам ещё потребуется добавить дополнительный стиль. Вот он:

H2 { color: #e95f03; font-family: Futura, Verdana, Sans-Serif; padding: 0; margin: 0; font-size: 18px; font-weight: normal; }

Закрытие HTML шаблона письма

Итак, мы приближаемся к концу нашего шаблона. Здесь нам нужно закрыть основное окно, используя изображение и следующий код:

Одним из наиболее важных аспектов, является добавлением в конце шаблона письма ссылки для отписки от получения подобных писем (). Да, да, я знаю, Вы не хотите терять абонентов. Но и раздражать их тоже нельзя. Вы должны предоставить клиентам возможность отказаться от получения, возможно давно надоевшей им рассылки. Ну и заодно напомнить кто автор.

Здесь Вам необходим такой код:

Рассылка от: Иванов Иван
Автор блога: Ivan.ru

Хотите отказаться от подписки? Нажмите здесь

Заключение

Дорогие друзья, для отображения всех графических элементов в шаблоне письма они должны быть загружены на любой онлайн сервер, а в соответствующих строчках кода необходимо прописать уникальный путь до этих изображений.

Тестовый HTML шаблон письма был дан, как пособие, которое Вы можете в любой момент переверстать на свой вкус и цвет.

На сегодня это всё. Надеюсь, что Вам понравилось.

До новых статей…

С уважением, Денис Черников!

Gmail изначально отличалась несколько своеобразным интерфейсом, что положительно выделяло ее среди «коллег по цеху».

Например, идеологию формировать цепочки писем на основе темы , в которую я буквально влюбился практически сразу, со временем скопировали очень многие почтовые системы — начиная от Яндекса, заканчивая Mozilla Thunderbird и Lotus Notes.

Но, как известно, пользователи довольно тяжело воспринимают разного рода нововведения и со временем, Google пошел на встречу тому, думаю, не самому большому проценту пользователей, и добавил в настройки возможность выключить цепочки в Gmail .

Однако, не смотря на инновационность подхода ко многим задачам, периодически в Gmail обнаруживается видимое отсутствие определенного функционала, который де-факто давно уже считается стандартом для электронной почты. Насколько я могу судить, именно для исправления этой ситуации, Google и добавил к Gmail поддержку Google Labs — т.н. «лаборатории Google» , в которой тестируются и обкатываются те функциональные решения, которые по некоторым причинам не были добавлены в public, но доступны пользователям по отдельному запросу .

Сегодняшняя статья является небольшим лайфхаком по использованию Google Labs в Gmail , который позволит вам ускорить работу с электронной почтой и минимизировать временные затраты на рутинные операции .

Как включить поддержку Google Labs для Gmail

Для этого нужно в правом верхнем углу нажать на иконку колбы, или нажать «Настройки» и выбрать в верхнем меню пункт «Экспериментальные функции» .

К одной из не-public-функций относится и система построения шаблонов писем для Gmail . Некоторое время назад я столкнулся с необходимостью отправлять несколько писем практически одинакового содержания (исключая пару строк) — разным получателям. Изначально понятно, что каждый раз открывать письмо из отправленных, копировать весь текст, сохраняя форматирование — это не выход.

Соответственно, я начал искать стандартную функцию для любого почтового клиента, а именно — шаблоны писем . Как выяснилось, в public такая функция действительно отсутствовала, но зато была в наличии в Google Labs для Gmail . Называется она «Шаблоны ответов» .

Итак, для включения «Шаблоны ответов» в Gmail , мы идем в Google Labs и активируем соответствующую опцию, выбрав «Включить» и после этого сохраняем изменения с помощью кнопки в нижней части страницы.

Теперь, когда мы включили функцию, нужно разобраться с тем — как создать шаблон письма в Gmail . Делается это следующим образом:

1. Создаем новое письмо и сохраняем его как шаблон

1. Пишем новое письмо.
2. Выбираем пункт «Готовые ответы».
3. Выбираем пункт «Создать готовый ответ...»

1. Создаем новое письмо в Gmail.
2. Выбираем «Вставить» и название шаблона (на предыдущем шаге я назвал его «Шаблон готового письма»).
3. Наслаждаемся полученным результатом.

Таким образом, воспользовавшись функциями Google Labs, мы получили в Gmail полноценную систему шаблонов писем , управляемых непосредственно из окна создания и редактирования письма. Обратите внимание, что по нажатию на «Готовые ответы» , вы можете не только создавать и вставлять шаблоны, но также и удалять их случае необходимости.

Как создать расширенный автоответчик в Gmail

Я уверен, что Google бы никогда не стал многомиллиардной корпорацией, если бы не предусматривал использование некоторых функций в общей связке — причем зачастую очень нестандартной.

Обычный автоответчик в любой почтовой программе предусматривает абсолютно одинаковый ответ всем пользователям . В принципе, это не так уж и удивительно — чаще всего, автоответчик используют для информирования получателей о том, что у владельца ящика нет полноценного доступа к почте, об отпуске и подобных довольно обыденных вещах. Одна причина — одинаковое письмо.

Но что делать, если нужно автоматически отправлять разные письма — разным получателям? Или отправлять автоматические письма только определенным получателям ? В качестве примера, могу привести довольно обычную просьбу от многих отправителей: «пожалуйста, подтвердите получение письма» .

Согласитесь, безумно неудобно каждый раз создавать ответ на письмо, добавлять текст типа «Спасибо, все получил» и отправлять его. Да, рассмотренная выше функция «Шаблоны ответов» может упростить задачу вдвое, но почему бы не автоматизировать эту схему на все 100% ?

Однако, как вы уже поняли, обойтись стандартным автоответчиком мы не можем — ведь не все отправители настаивают на подтверждении о получении и засорять чужой почтовый ящик своими бессмысленными письмами — это моветон.

Для того, чтобы не портить себе карму, но и избавить себя от ненужной работы, мы воспользуемся связкой двух функций Gmail — «Шаблоны ответов» и «Фильтры» .

1. Добавляем адрес того отправителя, которому должны доставляться наши ответы.
2. Нажимаем кнопку «Пробный поиск» для проверки.

3. Настраиваем условия фильтра

1. Отмечаем пункт «Отправить готовый ответ».
2. Выбираем нужный шаблон ответа.
3. Сохраняем фильтр.

Теперь, на все письма, которые будут приходить по указанному в настройке адресу, будет отправляться ответное письмо с тем текстом, который вы укажете. Например, приветствие, текст «Спасибо, письмо получено» и подпись.

Обратите внимание, в поле «От кого» можно вписывать не только конкретный адрес получателя, но и только доменное имя.

Например, вместо «[email protected]» , можно ввести только «@your-company-name.com» и тогда на все письма от пользователей этого почтового домена , будет отправляться сообщение автоответчика.

А каким образом использовали бы эти возможности вы?

Почтовые рассылки являются важной частью маркетинговых кампаний. Создание писем для них во многом напоминает разработку простых веб-страниц. В то же время следует учитывать и определенные важные различия. В частности, рассылка HTML-писем будет эффективной, только если они сами составлены корректно в техническом отношении, а их содержание и стиль соответствуют вашим целям. При этом бытует мнение, что неспециалист не может справиться с этой задачей. В этой статье представлена подробная пошаговая инструкция, как написать и как отправить HTML-письмо.

Особенности создания

Современный человек ежедневно получает в среднем 5-6, а порой и до 10 электронных писем. Это значит, что у вас есть всего менее секунды, чтобы успеть привлечь внимание адресата, до того как он перейдет к прочтению следующей корреспонденции. В противном случае ваша рассылка HTML-писем будет абсолютно неэффективной, и вы просто потратите время зря.

Одним из нюансов, увеличивающих ваши шансы на привлечение внимания потенциальных клиентов или другой целевой аудитории, является создание корреспонденции, которая адаптирована к мобильным устройствам. Ведь большинство тех, кому она адресована для просмотра почты, наверняка используют их намного чаще, чем настольные компютеры и ноутбуки.

С этой целью можно применять, например, «отзывчивый дизайн», легко адаптирующийся к размеру экрана.

Каким должен быть шаблон письма

При верстке документа, предназначенного для отправки корреспондентам, следует придерживаться следующих требований:

• Его следует сделать достаточно узким, т. е. по размерам оно должно не превышать диапазон 500-600 пикселей, что обеспечит корректное отображение текста и другого контента на устройствах любого типа.
• Нужно использовать достаточно крупный шрифт для всей текстовой информации, так как на iOS-устройствах HTML-письмо будет неудобно читать, если размер шрифта менее 13 пикселей.
• Элементы, по которым можно сделать клик, должны быть достаточно крупными и изолированными от ближайших ссылок. В таком случае адресат сможет легко их активировать с первой же попытки.

Подготовка

Прежде чем разработать HTML-письмо, следует создать на одном из дисков новую папку и назвать ее, например, «Рассылки». Кроме того, необходимо скачать и установить программу Dreamweaver CS3. Этот продукт от Adobe является одним из достаточно простых инструментов конструирования веб-сайтов и хорошо подходит для разработки рассылочного письма в формате HTML.

Создание и сохранение документа

Перед тем как написать текстовую часть письма, нужно:

• открыть довольно популярную программу-конструктор HTML-писем Dreamweaver CS3 (DW);
• создать документ, выбрав в качестве типа «Переходный HTML 4.01»;
• сохранить файл с расширением «.html»;
• в верхнем меню найти команду редактирования;
• убирать галочку из чек-бокса «Использовать CSS вместо тегов HTML».

Пошаговая инструкция

Теперь, рассмотрим, как создать HTML-письмо. Для этого:

• Последовательно открывают в меню вкладки «Вставить» и «Таблица» и выставляют нужные параметры таблицы. Например, строки — 2, столбцы — 1, ширина — 700, заголовок — сверху. Границы можно выставлять, а можно обойтись без них, указав 0.
• Формируют заголовок письма. Так как HTML-письмо предназначено для большего числа получателей, поэтому используют оператор , подставляющий нужное имя получателя.
• В нижнем окне «Свойства» выставляют нужные параметры для шрифта, размера и цвета текста заголовка и
• «Выходят» из области заголовка. В нижней части экрана выставляют параметры для курсора «По центру» и «По середине».
• Вставляем готовый текст письма или «пишем» его прямо в программе DW, выбрав нужный тип и а также расположение текста на странице.

Создание гипертекстовых ссылок

Постараемся сделать HTML-письмо более профессиональным и продвинутым. С этой цель скроем в контенте гипертекстовые ссылки. Для этого нужно выделить то место в тексте, которое выбрали в качестве гипертекстовой ссылки. В левом углу в верхней части экрана следует «открыть» соответствующую иконку и вставить свою ссылку в выпавшее окно. При этом нужно не забыть выставить галочку в чек-боксе «_blank», чтобы ссылка открывалась в новом окне, и адресат после ее просмотра не потерял доступ к основному письму.

Как вставить картинки

Обычно письмо в формате HTML завершается контактной информацией, желательно с фото автора или с подходящей тематической картинкой. Ее можно загрузить из интернета или предварительно загрузив в Интернет, так как вам нужен будет URL этого изображения. Лучше всего это сделать посредством одного из бесплатных сервисов.

Для того чтобы оформить такой симпатичный финал:

• вставляют в нижней части письма, внутрь основной таблицы еще одну с 3 столбцами и параметром для границы 0 пикселей;
• выставляют курсор в том месте таблицы, где хотят видеть картинку;
• отмечают в нижнем окне «Посередине» и «По верхнему краю» для каждой секции;
• выбирают в верхнем меню вкладку «Вставка»;
• делаем клик по надписи «Изображение» и в выпавшем меню вставляем скопированный нами адрес;
• нажимаем «Ok» 2 раза.

Просмотр

Теперь, когда вы знаете, как сделать HTML-письмо, следует убедиться, что адресат его увидит в корректном виде. Для этого перед отправкой нужно просмотреть ваше произведение в браузере Dreamweaver CS3. Для этого нужно нажать на иконку с земным шаром в среднем верхнем меню. Если вместо букв на экране появилась абракадабра, то следует выставить в настройках вашего браузера автокодировку.

Кодировка

Из раздела «Проект» и переходят в кодовую часть — «Код». В открывшемся окне выделяют и копируют все, что заключено между тегами и . Сохраняем файл. Далее вставляем HTML-код.

Отправка HTML-письма

• выбирают либо создаем новое письмо, заполнив строки «Имя» и «Адрес отправителя».
• заполняют строку «Тема письма»;
• отмечают в верхнем левом меню HTML-код;
• вставляют код, скопированный в программе DW-код в большое поле «Источник»;
• проверяют корректность отображения посредством инструмента «Предпросмотр»;
• удаляют текстовую версию письма;
• тестируют его на спам, с помощью одноименной кнопки, расположенной рядом с кнопкой «Отправить».

Несколько популярных шаблонов

Использование фреймворка помогает значительно ускорить процесс создания письма и сделать его более доступным для разработчика, который только еще постигает азы создания веб-документов. Наиболее популярными шаблонами являются:

• Cerberus . Этот набор так называемых отзывчивых шаблонов позволяет создавать письма, нормально отображаемые как в мобильном приложении Gmail, так и в Outlook. Он позволяет использовать блоки HTML-кода либо по отдельности, либо объединяя их.
• Ink — это заготовка писем, рассылки которых практически универсальны и совместимы с любыми устройствами и клиентами.
• Really simple HTML email template. Шаблон позволяет создавать рассылочные письма очень просто и быстро. Правда, у них будет крайне простой дизайн в виде одного столбца, в котором заключен призыв к действию.

Как вставить HTML в письмо

Рассмотрим теперь несколько другую задачу. Чтобы вставить код HTML в электронное письмо, например, gmail используя, как в приведенном ниже примере браузер Google Chrome, следует:

• нажать на кнопку «F12» или выбрать соответствующую последовательность команд в меню;
• в открывшемся окне с кодом текущей страницы клиента gmail найти то место, куда должно быть вставлено HTML-письмо, сделать правый клик и выбрать «Edit as HTML».
• вставить скопированный HTML код;
• нажать комбинацию двух клавиш «Ctrl» и «Enter».

Для той же цели можно скачать простую в использовнии программу Mozilla thunderbird. С ее помощью можно создать письмо, а потом сначала выбрать пункт «Вставить», а затем «HTML», и вставить туда код своей рассылки.

Инструменты

Вордпрессовский плагин e-Newsletter позволяет профессионально управлять рассылками и абонентами. Причем и то, и другое делается прямо через панель администратора WordPress. Это обстоятельство обеспечивает полный контроль и совершенно бесплатно, что не может не радовать.

Еще один простой инструмент — Bulletproof background images, представляющий собой простой инструмент, который позволяет получить код для фонового изображения создаваемых писем. С его помощью можно сделать корреспонденцию намного красивее. Для просто следует указать URL понравившегося фонового изображения и его резервный цвет, а также должны ли эти параметры применяться ко всему телу HTML-письма или они предназначены только для одной из ячейки таблицы. В результате будет получен готовый код, который требуется скопировать и вставить в свой шаблон.

Теперь вы знаете, как отправить HTML-письмо. Его создание не представляет особой сложности, особенно если пользоваться готовыми шаблонами, в которых в Сети нет недостатка. Поэтому даже те, кто не имеет особых знаний, смогут легко справиться с этой задачей.

Повинуясь правилу, я не выбираю.

Правилу я следую слепо.

Людвиг Витгенштейн

Как вы уже знаете, с 1 июля 2017 года вводится в действие ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее - ГОСТ Р 7.0.97-2016). Эксперты обсуждают недочеты и противоречия нового стандарта. Однако в любом случае нам предстоит по нему работать… Расскажем о том, как разработать шаблон исходящего письма организации в соответствии с требованиями ГОСТ Р 7.0.97-2016 и как защитить документ от изменений.

УЧИТЫВАЕМ ТРЕБОВАНИЯ НОВОГО ГОСТА

Одна из статей предыдущего номера журнала была посвящена новациям ГОСТ 7.0.97-2016 .

Вспомним те из них, которые важно учитывать при разработке шаблона документа.

Разметка шаблона письма. Начнем со схемы расположения реквизитов, которая была приведена в прошлом номере журнала (рис. 1).

На ней наглядно показаны границы зон, в которых должны располагаться реквизиты документа на бланке формата А4 в соответствии с требованиями нового стандарта. Эту разметку и возьмем за основу при разработке шаблона письма.

Чтобы настроить параметры полей, отступов, интервалов шаблона, заходим во вкладку Разметка страницы (рис. 2).

Нововведения стандарта. При разработке шаблона письма необходимо учесть те изменения, в оформлении документов, которые вводит новый ГОСТ Р 7.0.97-2016:

■ Стандарт зафиксировал предпочтительные гарнитуры и размеры шрифтов: Times New Roman № 13, 14; Arial № 12, 13; Calibri № 14. Допускается использовать приближенные по начертанию шрифты, а также шрифты меньшего размера.

■ Номер страницы проставляется посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.

■ Коды организации ОКПО, ОГРН и ИНН/КПП теперь включены в состав реквизита «Справочные данные об организации».

■ ГОСТ выделяет реквизиты «Эмблема» и «Товарный знак» (раньше был один реквизит «Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)»). Они помещаются либо посередине верхнего поля шаблона над реквизитом «Наименование организации - автора документа» (на расстоянии 10 мм от верхнего края листа), либо слева на уровне реквизита «Наименование организации - автора документа».

■ Реквизит «Отметка об исполнителе» может быть размещен в нижнем колонтитуле шаблона, причем набран шрифтом меньшего размера.

СОЗДАЕМ ШАБЛОН ПИСЬМА

Попробуем создать шаблон для продольного бланка исходящего письма организацции. Приведем пошаговый алгоритм.

■ Шаг 1. Задаем размеры полей:

Левое поле - 20 мм;

Правое поле - 10 мм;

Верхнее поле - 20 мм;

Нижнее поле - 20 мм.

■ Шаг 2. Вносим сведения в реквизит «Справочные данные об организации» (реквизит 08) и вставляем изображение эмблемы. Используем шрифт Arial, № 12.

В реквизите указываем полное и краткое наименование организации (в соответствии с уставом), почтовый адрес организации (дополнительно можно указать местонахождение юридического лица, если оно не совпадает с почтовым адресом), номера телефона и факса, адрес электронной почты, адрес сайта организации, ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП.

Над реквизитом «Справочные данные об организации» размещаем реквизит «Эмблема» (реквизит 02) (в нашем примере - изображение солнца).

Итак, мы заполнили реквизит «Справочные данные об организации» и вставили изображение эмблемы организации. В нашем примере это выглядит так, как показано на рис. 3.

■ Шаг 3. Защищаем реквизит «Справочные данные об организации» от редактирования. Самый простой способ запретить пользователям вносить любые изменения - вставить его в шаблон письма как рисунок.

Для этого с помощью штатного средства MS Word «Ножницы» вырежем нужную нам картинку.

Найти этот инструмент просто: кликаем по значку Windows в левом нижнем углу экрана или нажимаем клавишу Windows на клавиатуре - откроется окно, где в строке поиска пишем «ножницы» (рис. 4).

Открываем эту программу щелчком мыши и в появившемся окне нажимаем кнопку Создать (рис. 5).

Теперь вставляем рисунок в будущий шаблон согласно расположению реквизитов, указанных на схеме (рис. 1).

■ Шаг 4. Вставляем поля для заполнения реквизитов «Дата документа» (10), «Регистрационный номер документа» (11), «Ссылка на регистрационный номер документа (12) - все согласно нашей схеме (рис. 1).

Эти реквизиты располагаются ниже слева под реквизитом «Справочные данные об организации» и выглядят так, как показано на рис. 7.

Начнем с поля для реквизита «Дата документа». Сначала нужно активировать вкладку Разработчик . В MS Word 2013 для этого нужно совершить следующие действия: нажимаем Файл , далее - Параметры . В открывшемся окне выбираем опцию Настроить ленту . Настраиваем ленту Основные вкладки , а точнее, ставим галочку рядом с вкладкой Разработчик и нажимаем ОК (рис. 8).

Теперь переносим курсор на строку, где должен проставляться реквизит «Дата документа». Далее во вкладке Разработчик открываем меню Элементы управления и в блоке Инструменты из предыдущих версий нажимаем кнопку Поле (элементы управления формами) (рис. 9).

Добавленное поле будет выглядеть так:

Аналогичным образом добавляем поля для других реквизитов шаблона: «Регистрационный номер документа», «Ссылка на регистрационный номер документа», «Адресат», «Заголовок к тексту», «Текст», «Отметка об исполнителе» и т.д.

■ Шаг 5. Задаем параметры текстовых полей. Если дважды кликнуть по любому из добавленных полей, откроется диалоговое окно Параметры текстового поля . В нем задаем нужные параметры для текстов реквизитов (рис. 10).

Для большей части полей в нашем шаблоне смело указываем тип данных «Обычный текст» (рис. 10). Можно заполнить строку «Текст по умолчанию» - размещенный здесь текст будет автоматически подставляться в поле при подготовке письма в этом шаблоне. Также при желании задаем формат текста (прописные буквы, строчные буквы и т.д.). Также мы можем ограничить длину размещаемого в поле текста.

Параметры текстового поля для реквизита «Дата документа». Для этого реквизита необходимо указать тип данных «Дата» (рис. 11).

Задаем другие параметры для поля реквизита «Дата»: если нужно, заполняем строку «Дата по умолчанию» - указанная дата будет автоматически подставляться в поле. Также выбираем формат даты (традиционный - dd.MM.уууу).

■ Шаг 6. Подписываем текстовые поля шаблона. В шаблоне все текстовые поля будут иметь вид серых прямоугольников. Однако нам важно, чтобы пользователь, открывший шаблон письма, без раздумий понимал, где и какая информация должна быть отражена. Иными словами, необходимо эти поля подписать. Это также несложно сделать. Перемещаем курсор в одно из полей, вводим в поле текст-подсказку и переходим к следующему полю (не нажимая клавишу Enter ).

В конечном итоге шаблон нашего письма получится таким, как показано на рис. 12.

■ Шаг 7. Добавляем всплывающие подсказки. Для удобства работы с шаблоном письма можно сделать всплывающие подсказки к полям. Чтобы создать подсказку, выделяем поле, к которому хотим ее привязать, и открываем вкладку Вставка . Далее в разделе Ссылки выбираем Закладка (рис. 13).

В открывшемся диалоговом окне в поле Имя закладки вводим название закладки (без пробелов) и нажимаем Добавить (рис. 14).

Закладка добавлена. Теперь нам нужно «связать» ее с подсказкой. Для этого нажимаем сочетание клавиш CTRL+K . Откроется новое диалоговое окно Вставка гиперссылки , в котором в разделе Связать с: выбираем Место в документе и указываем нашу закладку. Далее в этом же окне жмем на кнопку Подсказка (рис. 15).

Откроется диалоговое окно Подсказка для гиперссылки . Вводим текст подсказки. В нашем случае это фраза «Введите дату документа». Нажимаем ОК (рис. 16).

После этого внешний вид поля немного изменится. Теперь при наведении на него курсора будет всплывать подсказка (рис. 17).

Таким же образом добавляем подсказки к остальным полям.

ОГРАНИЧИВАЕМ РЕДАКТИРОВАНИЕ ШАБЛОНА

Что касается мер защиты, то здесь они также необходимы, но есть, как всегда, нюансы.

Нас интересует, как ввести ограничения на редактирование шаблона - разрешить пользователям только вводить данные в поля форм.

Чтобы ограничить редактирование, во вкладке Рецензирование выбираем команду Ограничить редактирование . Справа откроется одноименная панель (рис. 18).

Здесь мы устанавливаем ограничения для пользователей, которые будут работать с шаблоном.

Ставим галочку в поле Ограничения на редактирование и разрешаем только ввод данных в поля форм (рис. 19).

Добавим, что такое ограничение на редактирование позволяет также зафиксировать расположение реквизитов в бланке письма.

Это снова случилось. Вы открыли свой почтовый ящик, а там сообщение с вопросом, на который вы уже отвечали тысячу раз.

Если вы устали отвечать на один тот же вопрос снова и снова, тогда вам помогут «Готовые ответы» от Gmail.

Используйте Шаблоны ответов в Gmail, чтобы создать шаблоны писем, которые вы сможете использовать повторно с небольшими изменениями.

Конечно не каждое письмо, которое вы отправляете, должно стать шаблоном ответного письма. Некоторые письма требует конкретного ответа. Для тех других, вы удивитесь, как много времени вы могли бы сэкономить, начав использовать шаблоны писем Gmail.

Вы даже можете использовать фильтры, для автоматизации шаблонных ответов так, чтобы они всегда отправлялись в ответ на определённые письма.

Вот несколько сценариев, когда вы можете использовать шаблонные ответы Gmail:

• Служба поддержки - если вы работаете в поддержке клиентов, используйте шаблоны ответы для вопросов, которые создаются очень часто.
• Запросы на не предлагаемые продукт или услугу - как владелец малого бизнеса, вы иногда получаете запросы за пределами своего ассортимента. Отправьте Шаблонный ответ, объяснив, что вы предлагаете.
• Последнее уведомление - создайте шаблон письма для работы с последним уведомлением об оплате или доставке.
• Доступность - если кто-то хочет запланировать встречу или заскочить по пути, используйте шаблоны ответ для разъяснения рабочего времени.
• На той же ноте - последование это важная часть построения отношений. Используйте шаблон как модель для таких типов писем.

Вы возможно продумали и другие сценарии, в которых вам может пригодятся шаблоны писем. Изучение того, как создать и использовать шаблоны писем с функцией Шаблоны ответов от Gmail, поможет стать вам более продуктивным. Этот урок научит вас как использовать эту полезную функцию - от настройки до работы с шаблонами писем.

Как создать шаблон ответа в Gmail

Теперь, когда вы поговорили о том, когда использовать шаблоны писем, настало время объяснить как создать ваш собственный шаблон Gmail, используя «Шаблоны ответов».

Посмотрите короткий видеоролик для изучения основ по созданию шаблонного ответа в Gmail:

Или проследуйте этим детальным шагам, описанными ниже и вы получите больше информации на тему: как создать и использовать шаблоны писем в Gmail.

Шаг 1. Где находится Лаборатория Gmail и как включить «Шаблоны ответов»

«Шаблоны ответов» это функция доступна в Лаборатории Gmail, поэтому чтобы её использовать, вам надо зайти в Лабораторию Gmail

1. Доступ к Лаборатории Gmail

Для доступа к Лаборатории Gmail, начните с главного окна папки «входящие». Нажмите значок Настройки (шестирёнка) в правом верхнем углу. Из выпадающего меню, выберите вариант Настройки.

Выберите вариант Настройки .

Отобразится страница Настроек . Нажмите Лаборатория сверху в выборе доступных вариантов в Gmail. Прокрутите вниз, пока не увидите Лабораторию Gmail Шаблоны Ответов .

Прокрутите вниз до Лабораторию Gmail «Шаблоны Ответов».

2. Включите «Шаблоны ответов» от Gmail

По умолчанию Шаблоны ответов отключены. Нажмите переключатель Включить с правой стороны, чтобы включить эту функцию.

Нажмите переключатель Включить

Прокрутите вниз страницы и нажмите кнопку Сохранить изменения. Теперь «Шаблоны ответов» включены, страница перезагрузилась и вы видите свои входящие.

Шаг 2. Как создать шаблон в Gmail

Теперь, когда шаблон ответов включены, вы можете начать создавать ваши шаблоны писем. Для начала, нажмите кнопку Написать сверху слева. Отобразится форма Новое сообщение :

Напишите ваше сообщение.

Наберите сообщение, из которого вы хотите сделать шаблон. Уделите внимание тому, что вы напишите в поле Тема , так как это будет заголовком вашего «Шаблонного ответа». Заполнять поле Получатели не обязательно.

Для добавления стандартной подписи в ваш шаблонный ответ, используйте изображение или напишите желаемую подпись.

Как только закончите ваше сообщение, нажмите стрелку в нижней части формы Новое сообщение . Появится выпадающее меню:

Выберите вариант Создать готовый ответ .

Теперь нажмите Шаблоны ответов > Создать готовый ответ . Вас попросят дать название готового ответа (по умолчанию используется тема):

Этот готовый ответ будет назван Наши рабочие часы .

Если вы хотите изменить название вашего заготовленного ответа, сделайте это сейчас. Убедитесь на будущее, что название достаточно описывает то, что несет в себе шаблон.

Нажмите кнопку ОК , если вас устраивает название нового шаблона. Вам не нужно отправлять сообщение, чтобы создать готовый ответ.

Отметьте: Шаблоны ответов сохраняются с меткой Черновик . Если вы случайно удалите готовый ответ из Черновиков , он больше не будет работать, даже если он всё ещё будет отображаться в меню Готовых ответов .

Шаг 3. Как использовать Шаблоны Gmail для ответа

Теперь, когда вы создали шаблон Gmail, вы готовы его использовать. Вы можете использовать Готовые ответы для новых сообщений или для ответа на полученные сообщения. Вы также можете создать фильтр для автоматической отправки шаблона, в ответ на полученное сообщение.

В этом шаге, я объясню оба варианта.

1. Использование шаблона вручную

Для использования шаблонного ответа, либо начните новое сообщение или нажмите иконку Ответить , для ответа на входящее сообщение.

Когда откроете форму Новое сообщение или Ответить , нажмите стрелку в нижнем левом углу (рядом со значком урны), чтобы увидеть «Готовые ответы».

Выберите «Шаблоны ответов» в Gmail

Кликните по тому готовому ответу под заголовком Вставить , который вы хотите вставить в сообщение.

Как только вы нажмете на предпочитаемый готовый ответ, шаблон ответа будет скопирован в ваше письмо.

Если есть необходимость персонализировать шаблон письма, сделайте это сейчас. Если Готовый ответ содержит подпись, удалите любую другую автоматическую подпись, которую вы используете или у вашего сообщения будет две подписи.

Нажмите кнопку Отправить слева внизу формы, чтобы отправить ваше сообщение.

2. Используйте фильтр для автоматической отправки готовых ответов

Также вы можете создать фильтр Gmail, для автоматической отправки готовых ответов.

Откройте страницу Настроек . Нажмите Фильтры и заблокированные адреса .

Нажмите ссылку Создать новый фильтр .
Укажите параметры фильтра.

Укажите параметры для тех писем, на которые вы хотите отправлять готовый ответ . Вы можете создавать фильтры на основе любых комбинаций из:

• адрес От
• строка Тема
• слова в письме
• наличие в письме прикрепленных файлов
• если это сообщение чата
• размер письма

Укажите информацию в соответствующие поля.

После указания ваших параметров, нажмите ссылку Создать фильтр в соответствии с этим запросом . Появится окошко Создать фильтр :

Выберите опцию «отправить готовый ответ».

Так как у нас включены шаблоны ответов, в окне Создать фильтр есть опция Отправить готовый ответ .

Отметьте эту опцию и используйте стрелки вверх и вниз, для выбора готового ответа для этого фильтра.

Нажмите кнопку Создать фильтр . Увидите сообщение «Фильтр создан ».

На полученные сообщения, которые соответствуют параметрам фильтра, будет отправлен выбранный готовый ответ.

Для получения большей информации о том, как можно использовать фильтры Gmail, посмотрите следующие уроки:

Шаг 4. Как изменить или удалить шаблон письма в Gmail

Иногда вы больше не нуждаетесь в готовом ответе. Возможно ответ нужно полностью переписать или случай, когда требовался готовый ответ уже не актуален. Например, возможно вы отвечали за поддержку клиентов, но вас повысили и вы больше не имеете дело с клиентами. Вы можете изменить или удалить шаблоны писем в Gmail, вот так:

1. Изменить готовый ответ

Для удаления шаблон готового ответа, откройте форму Новое сообщение или Ответить . Нажмите стрелку вниз в левом правом углу, чтобы открыть меню Шаблоны ответов .

Выберите готовый ответ для изменения.

Нажмите шаблоны ответов . Затем нажмите на название готового ответа под заголовком Вставить . Сообщение заполнится выбранным готовым ответом.

Шаблон готового ответа Gmail в сообщении.

Сделайте необходимые изменения в сообщении. когда закончите изменять сообщение, нажмите на стрелку вниз в правой стороне экрана. Выберите вариант Шаблоны ответов . Затем кликните по названию готового ответа под заголовком Сохранить . Появится диалог подтверждения.

Нажмите OK , чтобы перезаписать готовый ответ.

Примечание: при изменении шаблонного ответа , убедитесь что вы удалили оригинальный шаблонный ответ из Черновиков . Если вы случайно сохраните два готовых ответа с одним названием, они могут перестать работать .

2. Удаление шаблона ответа

Вы можете удалить шаблон ответа, который вам больше не нужен в выпадающем меню. Начните с формы Новое сообщение .

Нажмите стрелку вниз, справа внизу формы Новое сообщение . Выберите вариант Шаблоны ответов . Появится меню с готовыми ответами :

Выберите название готового ответа, чтобы удалить его.

Кликните по названию готового ответа, который вы хотите удалить. У вас попросят подтверждения:

Кликните OK для удаления готового ответа.

Для удаления готового ответа, нажмите кнопку OK .

Примечание: когда сообщения удаляются из инструмента Шаблоны ответов и не могут быть больше использованы, тексты остаются в ваших Черновиках

Шаг 5. Как подключить шаблоны ответов

Если вы решили, что больше не хотите использовать шаблоны ответов в Gmail, вы можете отключить функцию «Шаблоны ответов».

Чтобы подключить шаблоны ответов, пройдите в Лабораторию Gmail через Настройки . Прокрутите до функции Шаблоны ответов . (Она будет в разделе Включенные экспериментальные функции в верхней части страницы .)

Нажмите переключатель Выключить.

Нажмите переключатель Выключить . Затем нажмите кнопку Сохранить изменения внизу страницы. Теперь функция Шаблоны ответов больше не доступна.

Примечание: сообщения Шаблонных ответов, которые вы создали ранее остаются в ваших Черновиках до тех пор, пока вы их не удалите.

Вывод

Перестаньте писать повторяющиеся сообщение писем. Используйте шаблоны писем в Gmail, который вы создаете один раз и используете их при необходимости когда угодно, с экспериментальной функцией «Шаблоны ответов» Gmail. Вы сэкономите время и станете более продуктивным. Функцию «шаблоны ответов» очень просто использовать, когда вы знаете как.